工数削減とは？実施方法や失敗しないためのポイントを解説

2024年3月26日

様々な背景から社内での工数削減を検討する企業は少なくありません。今回は工数削減におけるメリットや具体的な手順方法など様々な角度から工数削減に関して解説していきます。

工数削減とは？

まず「工数」というのは、対象の作業や業務に対して必要な時間と人数のことをさしています。式にすると「工数＝作業時間×作業人数」と表すこともできます。
工数削減というのは、対象の作業工程の中でどの部分にどれだけ時間と人員、いわゆる工数がかかってしまっているのかを確認し、適切な人数に変更したり作業工程の見直しを行うことを指しています。

工数削減をした方がいい理由

ではなぜ工数を削減した方がいいのでしょうか。理由として、業務効率化や人件費の削減、社員の負担軽減度も挙げられますが、社会的背景から工数削減が必要とされている現状もあります。例えば、急速な少子高齢化社会が進むことによる、労働人口の減少、2025年の崖問題など、様々な社会的背景から、工数削減を行うことは重要な課題とされているのです。

工数削減のメリット

では実際に工数削減を行うことでどのようなメリットがあるのでしょうか。いくつかのポイントに絞って解説していきます。

コストが削減できる

まず1つ目のメリットとしては、コストが削減できるということです。工数削減は対象の作業工程を見直し、無駄な作業や人員を省いていく作業になります。そのため、無駄な工程に割いていた費用や、適切な人員に調整した結果人件費を削減できたりなど、工数削減を行うことでコスト削減にも繋がるということです。

従業員の負担が減る

2つ目に挙げるメリットは従業員の負担削減です。作業工程の見直しを行うことで、適切な人数への調整が可能となったり、一部工程をシステムで代用できたりなど、ある程度負担が軽減でき、働き方を見直すきっかけにすることができます。また、負担が軽減できたことにより、ほかの重要業務へ注力することができるようになり、業務全体の効率化も見込むことができます。

生産性が向上する

3つ目は生産性の向上です。作業工程の見直しにより、より短い時間でかつ少人数で作業を実施することができるようになるため、生産性が上がります。直接利益につながるような業務の改善を行わなくとも、そうでない業務における工数の見直しを行う方が、より効率的に生産性の向上に繋げることができる可能性があります。

工数を削減する手法

ここまで工数削減に関するメリットをお伝えしてきましたが、いざ工数削減を実施しようとなるとどのような手法で行えばいいのか迷われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここからは工数削減における手法をご紹介居ていきます。

現状把握をする

工数の削減は無駄な作業工程を省いたり、適切な人員に調整することをさしているため、それを実施するにはまず現状の作業工程を見直し、どのような状態なのかを把握する必要があります。現状を把握したうえでそこにある問題点や課題を挙げ、それを改善するための策を考えていく必要があります。

ECRS（イクルス）原則で業務の整理をする

「ECRS(イクルス)の原則」というものがあります。これはそれぞれの頭文字が「Eliminate(排除)」「Combine(結合・分離)」「Rearrange(交換)」「Simplify(簡素化)」から名づけられており、工数削減に活用することができるフレームワークとなります。この順番に進めていくことで業務効率化を図ることができます。まず「Eliminate(排除)」で無駄な作業を排除し、「Combine(結合・分離)」は類似している作業を結合し、異なる作業は分離します。「Rearrange(交換)」は作業の順序や担当者の入れ替えを行い、最後の「Simplify(簡素化)」で業務を簡素化し、効率化を図ります。

優先順位を決める

現状の把握と整理が完了次第、優先順位を決める必要があります。ポイントとしては「業務の重要性」と「工数削減の緊急性」の2軸で分類することです。重要度が低いけれど緊急性が高い作業、重要度が高く、緊急性も高い作業など、2軸で優先度を振り分けることで効率的に進めていくことができます。

担当と範囲を決める

優先度を決めた後は作業範囲を担当者単位で明確化し、分担する必要があります。範囲を定めないで作業を行うと、自分がどこまでの範囲を担当しなければならないのかが不透明となり、作業がうまく進まなくなる可能性があります。そのためあらかじめ担当範囲をきめておくことが重要です。

PDCAを回す

現在の業務工程の見直し、調整が完了したら想定通りに業務が遂行できたか、新たな課題はないかなどを確認し、PDCAを回していくことが重要です。実際に計画通りに工数が削減されているのかどうか社員に対してもヒアリングを実施し、適切に工数削減が行われているか確認していく必要があります。

工数削減するポイント

ここまで工数削減における手順を説明してきましたが、どこにポイントをおいて実施すべきなのか、簡単にご説明していきます。

周りの理解と協力を得ること

対象の業務で工数削減を行うと、周囲の業務にも影響が出る可能性があります。また、工数削減は一人で行うものではないため、その業務に関わる人たちの協力が必要となります。そのため、実施者一人が理解してる状態ではなく、周囲の理解と協力を得ることが重要となります。

スモールステップで取り組む

業務の内容によっては改善範囲がかなり広い可能性も考えられますが、まずはスモールステップで取り組むことが重要となります。先ほども記載したように、別業務へ影響が波及する可能性があるため、一気に改善を進めるのではなく、まずは影響の少ない部分からスタートするのがいいでしょう。

システムやツールを導入する

無駄な作業を省くだけでなく、システムやツールを導入することで効率化が図れる場合もあります。シンプルな入力作業や集計作業など、ツールやシステムを活用して自動化できる可能性もあるため、そのような単純作業がある場合は、ツール導入を検討するのも一つの手段かもしれません。

工数削減の失敗事例

工数削減に関するメリットやポイントを解説してきましたが、失敗事例からみる対策ポイントについても解説していきましょう。

①工数入力コストを考えていなかった

工数削減を行う上でツール導入を検討する場合もありますが、その中で導入コストばかりに目が行ってしまい、工数入力のコストをおろそかにしてしまっている場合があります。そうなると、いくらツール導入にコストがかかっていないとしても、工数入力にコストがかかってしまっては意味がありません。導入コストと比較してどの程度工数が削減できるのかを検討する必要があります。