生産性向上とは?必要な取り組みや業務効率化との違いを徹底解説

生産性向上、という言葉はよく耳にしますが、まず、どういった意味なのか。また向上のために具体的にどうしたらいいのか、解説していきます。

生産性向上とは何?

まず生産性とは何?

まずは、生産性という言葉についてです。よく耳にする言葉ですが、説明しろとなると、なかなかできない、という人も多いのではないでしょうか。ビジネスにおける、「生産性」の意味は、労働時間や原材料費にたいしての、成果の比率を指します。詳細はこちらの記事をご覧ください。

生産性向上の定義とは

では、生産性を向上させる、とはどういった意味でしょうか。単純に計算式上での話だと、成果を増やす、もしくは、労働時間や原材料費を下げる、とうことになるでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

よく似た言葉に、「業務効率化」というものがあります。同じような意味で使われがちですが、詳細な意味は違うので、説明します。「業務効率化」とは業務の中の「無駄」を排除し、非効率な業務を効率化することを指します。生産性向上の1つの方法と言えるでしょう。

生産性のバリエーション

物的労働生産性

1つ目に物的労働生産性です。労働量に対する、成果の割合です。労働者がどのくらい成果をあげたのかを算出する仕組みです。生産物が重さや大きさ、数といった計測可能な指標である必要があります。

  • 物的労働生産性=成果÷労働者数や労働時間

付加価値労働生産性

2つ目に付加価値労働生産性です。生産した物が売れた時、原価を除いて、企業に入ってくる利益を成果物として、計算します。

  • 付加価値労働生産性=生産した価値÷生産するためにかかった要素

全要素生産性

3つ目に全要素生産性です。こちらは、労働、資本など成果を生むために利用したすべての要素に対して、どれだけ成果を挙げられたのか示すものです。

  • 全要素生産性=成果÷全要素投入量

生産性向上が企業にとって重要な理由

なぜ生産性を向上させる理由があるのでしょうか。確かに、「生産性が向上する」と聞くといい方向に向かっている気がしますが、世の中的に重要と言われていることには理由があります。どんな理由なのか、説明します。
まず、日本はこれからも人口が減っていきます。同じ仕事量だとしても、将来的には今よりも少ない人数で動かさなくてはならないかもしれません。そういったときに少ない労働力で大きな成果を生み出せることは強みになるでしょう。また、これからは高齢化社会のため、若い人達だけなく、高齢者も労働力になってきます。一般的に若い人よりもキビキビと効率よく動けない高齢者に今まで通りの生産性を求めるのであれば、効率のよい作業手順を整えることは必須といっても過言ではないでしょう。

生産性が落ちる理由

そもそも、生産性が落ちる理由はなんでしょうか。以下のようなものが挙げられるでしょう。

  • 長時間労働
  • 無駄な作業が多いこと(ルールとして定められている日報や社内報告ルールなど)
  • 睡眠不足

生産性向上の4つのメリット

人材不足の解消

1つ目に、人材不足の解消です。社員一人一人が今よりも生産性をあげて、より多くの仕事をこなせるようになれば、これ以上、採用活動をする必要がなくなります。現代はどの業界も人材不足であり、良い人材を採用することに多くの労力をかけています。現在働いている社員の生産性を上げることにより、採用に労力を割かなくてよくなります。

コストの軽減

2つ目に、コストの軽減です。必要だと思っていたシステムが、作業見直しにより必要無くなったとしたら、そのシステム利用料を削減することができます。

働き方改革の実現

3つ目に、働き方改革の実現です。生産性が上がれば、作業時間が短縮され、社員のライフバランスに合わせた働き方ができるようになるでしょう。社員もワークライフバランスが整うことで、より仕事に集中でき、高い成果をあげるようになるでしょう。

従業員満足度の向上

4つ目に、従業員の満足度の向上です。働き方改革の実現にも関連しますが、無駄を省き、効率よく仕事を進めることは従業員の満足度向上につながるでしょう。

顧客満足度の向上

5つ目に、顧客満足度の向上です。生産性があがれば、顧客からの問合せにスムーズに対応でき、顧客が知りたい情報を早く・正確に伝えられるようになるでしょう。

生産性向上のデメリット

今まで、生産性向上に関してメリットばかりをお伝えしてきましたが、デメリットはあるのでしょうか。実は、生産性向上自体にはデメリットはないのですが、生産性向上のために、システムの見直しなどを誤ると、デメリットが発生する可能性があります。

生産性向上のための方法

まずは現状把握

まずは、現状を把握しましょう。現在の社内のフローを確認し、無駄な部分や社員が手こずっている部分がないか確認しましょう。そこが改善ポイントになるでしょう。

必要な作業と不要な作業をわける

作業全体を洗い出したら、その作業を1つずつ、本当に必要かどうかを吟味します。もし、必要ない場合は削減し、効率よく仕事ができる環境を整えましょう。

アウトソーシングを検討する

検討の一つとしてアウトソーシングという手法があります。業務の洗い出しは完了しているので、その中で外部に委託できる業務はどこなのか、検討していきます。最終的にコストが抑えられるか、外部に委託することで工数が削減できるかを基準に検討していきましょう。

人材の配置を見直す

ここからは、生産性向上のための「施策」にあたります。各部署の人員の配置を確認し、過多過少がないか確認します。また、社員一人一人には個性があり、得意不得意があります。そういった個性も確認し、適材適所への配置を心がけるとよいでしょう。

作業方法を見直す

次の施策は、作業方法の見直しです。作業一つ一つの工程を見直し、本当にその工程が必要かどうかを吟味、必要な場合は、もっと効率のよい方法がないか考えましょう。基本的なルーティン作業は、RPAの利用やアウトソーシングすることも視野にいれて考えましょう。

ツールの導入を検討

もう1つの施策として、ツールの導入です。RPAの利用や、顧客管理ツール、効率よく電話を架けられるダイヤラーのようなシステム等、システムは世の中に多く存在します。今よりも効率よく管理できるようにするために、システム導入も検討するとよいでしょう。

生産性向上を目指す際の注意点

過剰なマルチタスクを避け、長時間労働に繋がる施策を行わない

マルチタスクと聞くと、多くの仕事を同時にこなす、いいイメージを想像するとおもいますが、過剰なマルチタスク、というのは考えようです。過剰なマルチタスクは負担となり、逆に効率が落ちる可能性もあります。

多様な働き方に合わせた体制づくりをする

2つ目に、多様な働き方に合わせた体制づくりをすることです。働き方改革などで、社員の働きやすい環境をつくることが企業に求められています。子育てや介護等、社員のライフスタイルに合わせて時短で働くことや負担を減らすことも考えていくべきでしょう。

業務の効率化だけを目指さない

3つ目に、業務の効率化だけを目指さないことです。先ほどから「効率よく」というワードを多く記載していますが、効率だけを求めると失敗に終わることもあるでしょう。仕事は結局は人と人との関わりであり、効率がよいだけでは解決できないことがあります。社員に対して、選ばれるような会社づくりも、現代では企業の役務と言えるでしょう。

生産性向上の成果を見える化する

4つ目に、生産性向上の成果を見える化することです。生産性が上がるとはいえ、運用を変えることは社員にとっては大きな負担となります。運用を変更したところで、どのくらい効果がでているのかを開示することで、社員のモチベーション維持となるでしょう。

生産性向上を目指すならコラボスへ

システムを導入し、生産性を向上させるような事例を多くあげました。コラボスが販売しているシステムにより、今まで手作業で実施していたものを自動で実施し、生産性が向上する可能性があります。
例えば、コールセンターのレポートを自動で作成(1件1件正の字で数えなくてよくなります)、顧客情報の管理(紙管理からの脱却)等ご提案が可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。「生産性を向上させろ」と聞くとなにか大それたことをしなくてはならないように感じますが、日々の業務の中で困っていることを少しずつ改善していくことも立派な生産性向上です。少し余裕ができたタイミングで、改善策を考えてみてはいかがでしょう。

この記事の執筆者

    コラボスブログ編集部

    株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
    960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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