社内全体で共有しておくべき情報はさまざまですが、どのような顧客とどのような取引を行ったかという顧客情報は、特に重要で共有の優先度の高い情報でしょう。

以前は顧客台帳やエクセルでの管理が一般的でしたが、現在では無料で顧客管理をしたい場合でも、専用の顧客管理システムを使う会社が増加傾向にあります。

今回は特に無料で利用できる顧客管理システムに焦点を当てて、そのメリットや選び方をご紹介します。

 

顧客管理を無料でする方法

顧客台帳を使う

アナログで最低限の顧客管理システムが顧客台帳です。

パソコンの操作が苦手な社員も利用できるというメリットがありますが、情報の修正や追加に手がかかること、情報や条件で検索・ソートが不可能なこと、台帳一冊からしか情報を閲覧できず情報が共有しにくいと難が多いので、可能であれば他の管理方法を選ぶべきでしょう。

 

エクセルを使う

パソコンで行う顧客管理と言えばエクセルという企業も多いでしょう。

各社員のパソコンやスマホからも利用できるので、情報の加筆修正や閲覧共有がしやすく、検索性もあり、顧客管理に必要な最低限の機能は揃っています。

ただし、複数人での処理ができない、顧客の数が多くなると管理しきれなくなるなど、使っていて機能的な不便さを感じる場面も少なくありません。

 

無料顧客管理システムを使う

餅は餅屋というように、顧客管理に一番有効な方法と言えば、無料でダウンロードできる顧客管理システムの専用ソフトを利用することです。

顧客や取引の優先順位を設定するなど、顧客管理をサポートしてくれる機能もあるので、操作方法を覚える手間はあるものの、コストを掛けず万全に顧客管理を行いたいなら、無料の顧客管理システムをつかうべきでしょう。

ただ、無料の顧客管理システムだと、期間や情報の数に制限がかかっている場合が多く、全ての機能が使えるわけではありません。無料のトライアルを行ってから、導入を考えるための指標としてお使いください。

 

顧客管理システムの機能

顧客の情報を一元管理できる

従来の顧客管理方法だと、顧客の情報を管理するのは属人的になっていました。

管理している人が休んでいたり、外出している時には顧客情報をほかの社員が探す必要があり、時間がかかってしまう、適切なフォローができないという場合もありました。

顧客管理システムを使えば、顧客の情報を一元管理できるので、社員の効率化に繋がります。

 

データのバックアップを自動でとってくれる

顧客管理をしている際、間違って必要なデータまで削除したり上書きしてしまうということは、度々あります。

顧客管理システムには自動でバックアップを作成してくれる機能もあるので、もし間違えて必要な情報まで消してしまった場合でも、すぐにデータ復旧が可能です。

 

マーケティング支援機能

顧客管理システムには、マーケティングを支援する機能を持っているものも多くあります。

メールマガジンやイベント告知を一括で顧客全員、あるいはグループに送信する機能もあれば、ソーシャルメディアと連動することで顧客との接点を増やすことも可能です。

 

 

顧客管理システムの選び方

活用が簡単なものを選ぶ

顧客管理システムを使うメリットは、入力の容易さや必要な情報へのアクセスしやすさなど、情報の管理にかかる手間を省けるという点が特に大きいものです。

 

特にデータ入力が簡単か、操作性がよく画面もわかりやすく必要な情報にアクセスしやすいか、テンプレートは馴染みのあるものか、一画面で必要な情報が全て見れるかどうかなど、誰でも簡単に活用できるものを選ぶと、導入後の失敗がなくなります。

 

 

必要な機能があるものを選ぶ

顧客管理システムはすべてが同じ機能を持っているわけではなく、管理システムごとに有している機能が違います。

特に無料のものは一部機能に制限がかけられているものも多いので、それが顕著です。

細かなやり取りまで記録したいなら、電話、メール、web、チャットなどのさまざまなチャネルからの問い合わせを一元管理できるものなど、さまざまな機能がそろっている管理システムを導入する必要があります。

 

クラウド型かオンプレミス型か

顧客管理システムには、既存のプラットフォームにデータを保存するクラウド型と、自社サーバーにデータを保存するオンプレミス型があります。

無料のものはクラウド型が多く、導入しやすいといったメリットがあります。

反対にカスタマイズ性が低いというデメリットがあり、会社の重要な情報を社外に保存するという事自体に抵抗を覚える経営者も多いでしょう。

オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、データを外部に漏らす可能性が少ないというメリットがありますが、導入に知識が必要で手間もかかり、初期費用が高いというデメリットがあります。

どちらも一長一短なので、どちらのほうがいいかは考えて選ぶべきです。

 

無料の顧客管理システムのデメリット

機能が少ない

無料の顧客管理システムは有料版のトライアル的な意味合いであることが多く、有料の顧客管理システムと比べると機能が少なくなっています。

その分覚えることが少なく使いこなしやすいと言えなくもありませんが、無料ソフトでは欲しい機能の一部が揃っておらず、何かしらの機能を妥協する必要があることも多いでしょう。

 

サポートを受けにくい

顧客管理システムを使っている中で問題が起こった場合、有料の場合はサポートセンターに連絡を取れば対処法を教えてもらえたり、それが欠陥であれば修正を期待できるでしょう。

しかし無料の場合そう言ったサポートを行っていなかったり、いざという時に対応が期待できないこともあります。

 

セキュリティに不安

特にクラウド型の顧客管理システムで顕著ですが、無料だとセキュリティに不安を覚える方も多いです。

セキュリティを維持するためにコストがかかるのは顧客管理システムも同じであり、無料のクラウド型管理システムは、有料のものと比べるとセキュリティ面も劣ってしまいます。

無料であってもセキュリティ対策をしていないわけではないので、顧客情報が流出する可能性は低いですが、万が一も考えると有料のほうが安心でしょう。

 

まとめ

今までエクセルで顧客情報を管理していた場合であっても、顧客管理システムへの移行が可能であり、情報管理が容易になります。

その結果、顧客に合ったサービスやマーケティングなどが可能になり、相手に合った対応ができるようになるので、顧客確保にも役立つでしょう。

社内全体で使用することでより大きな利便性を生み出すことが可能になるので、サービスの向上や仕事の効率化を図りたいなら、まずは無料の顧客管理システムを試してみてはいかがでしょうか。

 

コラボスでは、無料トライアルを行っています。顧客管理システムの導入を考えている方は、ぜひ一度コラボスにご相談ください。

この記事の執筆者

コラボスブログ編集部

株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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