「経費削減をしよう」「○○というシステムを導入し、●％の経費削減に成功しました」といった文面はよく目にするため、実践してみようと試みたことはあるでしょう。しかし具体的にどの作業を削減したらよいのか、どのように削減していったらいいのかわからず、手が止まってしまっている企業も少なくないでしょう。そういったお悩みを持った企業にぜひ読んでいただきたいコラムです。

経費削減の定義

そもそも経費削減とは、なんでしょうか。経費削減とは、主に企業が作業のフローを改善して、経費を削ることです。ペーパーレス化などがその１つにあたります。

経費削減が必要な理由

最終的な利益を増やすため

なぜ、経費削減について考える必要があるのでしょうか。その理由の1つは、会社の最終的な利益を増やすためです。たくさんの売上があっても、経費（システム使用料、接待交際費）などが多く発生していては、利益を圧迫し、最終的な利益が少なくなってしまいます。せっかく生み出した利益を圧迫しないために、定期的に経費がどれくらい出ているのかを確認し、見直す必要があるでしょう。

経費削減で期待できる効果

従業員の生産性・モチベーションの向上

1つ目は、従業員の生産性・モチベーションの向上です。経費を削減すれば、利益を多く生み出すことができ、社員に還元できます。そうすると、社員のやる気も刺激され、生産性向上につながるでしょう。

事業拡大など企業価値の向上

2つ目に、事業拡大などの企業価値の向上です。利益を多く生み出した場合、社員に還元することもよしですが、新規ビジネスへの投資をしてもいいでしょう。新しいビジネスをするためには、資金が必要です。その資金を少しでも社内から生み出すことができれば、銀行等に借入しなくてもよいです。

顧客満足度の向上

3つ目に顧客満足度の向上です。今まで経費として使っていた費用をもとに、既存の顧客に対して、一時的な値引の実施をして還元したり、新規サービスを作って、間接的に還元することも可能です。

事業で発生する3種類の経費

オフィスコスト

1つ目にオフィスコストです。これは、賃料、維持費、清掃費、PCリース費用、複合機リース費用などが挙げられます。コロナウイルスの蔓延により、在宅ワークが主流になり、オフィスの席数を減らす動きが活発になりました。全員分の席数を設けず、フリーアドレスという形で、運用することで、経費を抑えられます。

エネルギーコスト

2つ目にエネルギーコストです。電気料金、ガス料金、水道料金等がそれにあたります。こちらはなかなか削減が難しいかもしれませんが、クールビズなど実施し、少しずつ減らしていくことができるでしょう。

オペレーションコスト

3つ目にオペレーションコストです。これは、社員の給与や、社会保険料、社内で利用するシステム費用などが該当します。オペレーションコストの削減には、業務フローの洗い出しから、無駄をみつけ、1つずつ削っていく、という大変骨の折れる作業になります。しかし、多くの企業で大きな割合を占めているオペレーションコストであるからこそ、削減率は大きくなると見込まれます。

経費削減を実行するまでのフロー

目的を明確にする

まずは、経費削減の目的を明確にしましょう。新しい事業を始めるために、このくらいの資金が必要だから、といった根拠のある目的を掲げましょう。

現状を確認する

次に、現状を確認します。業務フローを確認し、無駄な部分やもっと効率アップできる、改善ポイントを探しましょう。大変骨の折れる作業になりますが、社員の効率アップにもつながるため、地道にやりとげましょう。

流れ・スケジュールを策定し、実行する

最後に、利用システムの解約に向けて、スケジュールを策定します。繁忙期をさけ、比較的、そのシステムを利用する社員の業務量が落ち着いているタイミングで、実施しましょう。

経費削減のアイデア4選

ペーパーレス化

1つ目に、ペーパーレス化です。会社の経費のなかでは、ごくわずかな費用かもしれませんが、それが1年、10年と続けば大きな費用になります。例えば、請求書を紙送付していたり、社内での確認を紙資料で回覧しているものを、WEB上で閲覧するようにすることで、ペーパーレス化が進みます。

オフィス賃料、固定費を見直す

2つ目に、オフィスの賃料等の固定費の見直しです。例えば、テレワークが主流になっているような企業であれば、そこまで大きなオフィスは必要ないかもしれません。1人1席用意せずに、フリーアドレスの形で運用することで、今のオフィスよりも狭い場所へ引っ越し、最終的に経費を削減できるかもしれません。

人員配置の見直し

3つ目に、人材配置の見直しです。社員の得意不得意を考え、適材適所への再配置をしましょう。また、足りていないポジションがあれば、該当のスキルをもった人材を採用しましょう。

その他のアイデア

別記事にて業務改善・業務効率化のアイデアを10選記載をしています。こちらも合わせて確認ください。

• 関連記事：業務改善・業務効率化のアイデア10選！成功事例や効果的な進め方、注意点を解説

経費削減が失敗する理由

経費削減はフローの確認からしなくてはならないため、日々の業務に追われている従業員にとっては、ストレスに感じる場合があります。日々の業務はもちろん継続しなくてはいけませんが、経費削減も一緒に進められるように、過度な負担にならない程度に進められるとよいでしょう。

削ってはいけない経費とは？

削ってはいけない経費

経費を削減しろ、と先ほどから伝えておりますが、もちろん削ってはいけない経費もあります。

1. 社員のモチベーションが下がってしまう可能性があるもの

現場の社員が必要と言っているものを簡単に削ってしまうことはよくありません。例えば大幅な接待交際費の削減は社員のモチベーションが下がってしまう可能性があると筆者は考えます。現場の社員と話し合った上で削減を考えましょう。

2. サービスの品質低下を招く可能性があるもの

経費の削減ばかりを考えて、提供サービスの質を落とすようなことはあってはなりません。削減後にどんなメリットデメリットが発生するかも考えましょう。

3. 簡単に社員の首をきること

人件費を削減することが、一番手っ取り早い気がしますが、簡単に社員を退職させることは最適とは思えません。致し方ない場合もありますが、その場合は双方が納得できる理由とともに退職に促しましょう。

経費削減を成功させるポイント

目標の設定

1つ目に目標の設定です。なんのためにどのくらい削減したいのか、を考えます。例えば、新規事業開始のために、〇〇円程度、といった具体的な目標があると検討が進みやすいでしょう。

サービス・商品の品質維持

2つ目は、サービス・商品の品質維持です。経費を削減するあまり、提供しているサービスや商品の質が下がってしまうと、利用顧客が減ってしまう可能性があります。そういったことが起こってしまっては、元も子もないため、注意しましょう。

実行の優先順位づけ

3つ目に実行の優先順位づけです。様々な削減ポイントが明らかになったら、削減によって社員の負担が少ないもの、削減したときに利益が大きいもの、という2つの観点から、優先順位をつけて対応していきましょう。

• 関連記事：コールセンターのコスト削減で押さえておくべきポイントとは？

実際の経費削減事例

株式会社コラボス

コロナウイルスの蔓延により、在宅勤務を余儀なくされた際に、今まで1人1席ずつ座席を設けていたのですが、フリーアドレス式に変更し、オフィスも移転しました。今までの座席の半分程度の敷地面積で運用ができるため、経費を抑えることに成功しています。また、今まで関わりのなかった社員同士が関わるきっかけづくりにもなりました。

経費削減に関するよくある質問

経費削減にあるリスク・デメリットはある？

リスクとしては、現場の社員の意見を聞かずに安易に削減に走ると、作業効率が悪くなり、社員の士気も下がってしまう可能性があります。削減の際には事前に調査をし、削減後の運用も確認したうえで削減に乗り切る必要があります。

経費削減の優先順位は？

社内の作業を見直すと、使っていないシステムや、必要ない経費が浮き彫りになるでしょう。それらを一気に削減していくのではなく、削減後に社員の負担が少ないもの、削減したときに利益が大きいものから削減していきましょう。

コールセンターの経費削減ならコラボスへ

コストセンターと言われているコールセンターにおいて、経費削減はシビアな課題です。コラボスのサービスは高品質であるものの、お客様に寄り添った価格帯で提供しています。
また、キャリアについても複数社パートナー企業として抱えているため、お客様の業務に合った料金プランをご提案しております。

この記事の執筆者

コラボスブログ編集部

株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
本ブログ記事サイトでは、様々なニーズを抱えたお客様のお役に立てるような情報を日々発信。
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