業務用の通話手段として複数の外線と内線を共有できるビジネスフォンは広く普及しています。

保留や転送などオフィスに必要な機能が搭載されているビジネスフォンですが、誕生からすでに数十年が経過しており、技術の遅れが見られてきました。

発売当初に早期導入した企業にとってビジネスフォンの老朽化は深刻な問題です。

故障やトラブルも増えてくれば新しい製品への移行が必要です。

今回は、ビジネスフォンの買い替えについて、移行を検討する目安や、買い替えの注意点などを紹介します。

ビジネスフォンの買い替えの時期 

誕生当初は高機能、高性能で話題を集めたビジネスフォンですが普及開始から長い時間が経過するとともに老朽化という問題が浮き彫りになりつつあります。

どんな製品もいつかは買い替えが必要ですが、ビジネスフォンの買い替えのタイミングを見極めるのは意外と難問です。

調子はいまいちだがまだまだ使える、機能は十分ではないがやりくりできると買い替えを先延ばしする企業もありますが、古い端末を使い続けるのはコスト削減に逆効果です。

適切な時期にきちんと買い替えるのは必要な投資であり業務によい結果をもたらします。

これから紹介する買い替え時期の目安を参考に新たな機器への移行を検討してください。

機種の老朽化が進んでいる

機種の老朽化は買い替えを判断する重要なポイントです。

機種の老朽化が進み、モニタが写らない、通話中ノイズが発生する、発着信への支障が出るなどの問題が発生した場合、買い替えを積極的に考える時期に入っています。

老朽化は単なる故障とは違い修理やメンテナンスによる解決が困難です。

放置しても改善する可能性はなくこれからどんどん状況は悪くなる一方です。

老朽化が目立ち始めたらなるべく早く現在使用中のビジネスフォンからの移行を進めることをおすすめします。

故障やトラブルが多くなった

故障やトラブルが多くなってきたら買い替えのサインです。導入から時間がたつほど故障やトラブルは増えていきます。小さなトラブルならサポートに連絡して対応できますがトラブルが頻発するようになると業務に重大な支障をきたしかねません。

目先の移行コストを惜しんだばかりに損害が発生しては大問題です。

致命的な故障やトラブルが発生する前に新しい電話機への切り替えましょう。

リース契約が切れた

ビジネスフォンをリース契約で利用している企業の場合、リース契約が切れたタイミングが買い替えのベストタイミングです。

契約内容はいろいろありますが契約を更新しあえて古い機器を使い続けるメリットはありません。

新しい機器を導入してもきちんとトレーニングすれば習熟に問題はなく業務効率改善も期待できます。

更新料や解約金などの負担がないことを考えるとリース契約が切れたタイミングで買い替えるのは自然な流れといえるでしょう。

移転を考えている

オフィスの移転を考えているのなら、併せてビジネスフォンを買い替えるのにいいタイミングです。現在使用中の機器や端末を移転先に移すのにもコストがかかります。

新たに契約した機器を移転先に設置してもらえば、大きなビジネスフォンシステムを運搬するコストを削減できます。

人もおらず家具もない新しいオフィスなら設置工事もはかどります。

ビジネスフォンが故障するとどうなる？

サポート期限が切れたビジネスフォンが突然故障した場合、あなたの会社はどのような影響を受けるでしょうか？

ビジネスフォンの入れ替えは簡単ではありません。「明日、すぐに入れ替える」とはいかず、通常は「必要な機能・構成の打ち合わせ」→「見積もり」→「社内決裁」→「発注」→「設置日調整」→「設置」といったステップを経る必要があります。このプロセスには最低でも1〜2週間かかることが一般的です。

この間、電話は不通のままです。会社の電話が使えない状況は、次のような深刻な影響をもたらします。

• 顧客への影響: お客様に迷惑をかけ、信頼を失うリスクがあります。
• ビジネス機会の損失: 競争が激しい市場では、顧客とのコンタクトが失われると、貴重なビジネスチャンスを逃す可能性があります。
• 社内コミュニケーションの混乱: 従業員間の連絡が取れなくなり、業務が停滞する恐れがあります。
• 会社の信用度の低下: 業務の不通が続くことで、取引先からの信頼を損ねる可能性があります。

さらに、ビジネスフォンは自然災害の影響を受けることもあります。例えば、落雷によって主装置の電源部が故障した場合、発着信ができなくなります。しかし、サポートが終了したビジネスフォンでは修理ができず、復旧には多くの日数を要することになります。

また、たとえ故障がない場合でも「新入社員が入ったので電話機を数台増設したい」というニーズが生じた際、サポート期限切れの古いビジネスフォンでは増設が不可能です。これにより、社員の業務効率が低下し、組織全体の生産性にも影響を及ぼします。

ビジネスフォンは業務の基盤であり、その適切な管理とタイミングでの入れ替えが非常に重要です。サポート期限が切れる前に、計画的にシステムを見直し、常に最新の状態を保つことが、企業の競争力を維持するためには不可欠です。

ビジネスフォン買い替え時のポイント

ビジネスフォンの買い替えにはさまざまなメリットがあります。

現状のシステムに不満があるなら我慢することなく積極的に設備投資を行って買い替えを進めたほうが業務上もよい効果が期待できます。

ただし、ビジネスフォンの買い替えにはトラブルもつきものです。

よく考えずに移行計画を進めると思わぬトラブルに直面します。

新しいシステムならば何でもよいというものではありません。

現状の業務を見直し不満を解消するようなシステムに移行するためにも買い替え時の注意点を押さえておきましょう。

必要な機能があるかをチェック 

最新のシステムには業務効率改善に効果を発揮するさまざまな機能が搭載されています。

古いシステムにはなかった画期的な機能や便利な機能が搭載されていても、重要なのは現状の不満を解決してくれるような機能があるかどうかです。

どんなに機能豊富でもニーズと合致していなければ無意味ですし、使えない機能にコストを負担するのは無駄でしかありません。

コールセンターの抱える課題を洗い出し、必要な機能を実装するシステムを選んでください。

導入コストと維持コスト

システムを入れ替えるにはコストがかかります。

コストは大きく分けると初期投資として必要な導入コストと運用にかかる維持コストの2種類があります。

2つのコストはどちらも重要ですが、導入検討中は目先の支払いである導入コストに目がいきがちです。

しかし、長期的にシステムを使い続けることを考えると維持コストの負担は無視できません。

システムを長期使用することを前提に導入コストと維持コストを合わせた総負担コストを検討材料にしてください。

最適な選択肢はどれなのか

ビジネスフォンの買い替えといっても新たなビジネスフォンだけが選択肢ではありません。企業が使う電話を含むシステムは年々進化しています。

かつてはビジネスフォン一択だった選択肢も現状ではいろいろな選択肢があります。

従来型のビジネスフォンシステムにこだわらず、広い視野を持ってオフィス用の通信システムを検討しましょう。

従業員の働きやすい環境づくりを目指す

働き方の多様化に伴い、テレワークやハイブリッドワークの導入は企業にとって避けられない課題となっています。このような柔軟な働き方を支えるためには、適切な通信環境の整備が不可欠です。

ビジネスフォンの入れ替えは、従業員がどこでも働ける環境を構築する絶好の機会です。単に主装置と電話機を新しくするだけでなく、スマートフォンやパソコンを活用し、オフィス外でも内線通話が可能なシステムを導入することが重要です。

このように働きやすい環境を整えることで、従業員の生産性が向上し、結果的に企業価値の向上にも寄与します。柔軟な働き方を支えるための投資は、企業の成長にとって重要な戦略となるでしょう。

ビジネスフォンからクラウド型PBXへの買い替えもおすすめ

古くなったビジネスフォンの入れ替えを検討しているなら、新しいビジネスフォンへの移行ではなくクラウド型PBXへの買い替えをおすすめします。

クラウド型PBXとは主にオフィスで使用される電話交換機システムで、多くの企業で導入実績がある信頼性の高いシステムです。

クラウド型PBXなら機器を設置することなくビジネスフォンの機能はすべて代替可能で、業務効率改善に大きな効果が期待できます。

コスト面でも性能面でも優位性があるPBXに移行すれば生産性、応対品質、顧客満足度のさらなる向上が期待できるでしょう。

クラウド型なら初期費用を抑えられる

PBXのメリットのひとつが初期費用の削減です。

ビジネスフォンは専用電話を台数分用意する必要があるため初期費用がそれなりにかかります。

それに対しクラウド型PBXは主要な機能をクラウドで処理するため、大型機器の設置が必要なく、専用機器の導入も最低限で済むので初期費用を大幅に抑えられます。

席数の変動に対応できる 

企業の通話システムで課題となるのが席数、つまり電話機の数です。

職員一人ひとりに電話機を割り当てるためには十分な席数が必要ですが、従来型のビジネスフォンシステムでは席数の変動に柔軟に対応できません。

回線増強や専用電話機の購入など増やすたびにコストがかかります。クラウド型PBXなら席数の変動に柔軟に対応できます。

既存の端末を流用すればかかるのは台数ごとの契約料金だけで済み、コスト負担は最小限に抑えられます。

需要に合わせて席数を増減できるのもメリットです。

複数拠点間の内線通話が行える

PBXの特徴のひとつが複数拠点間の内線通話ができる点です。

従来のビジネスフォンでは内線といえば会社内に設置されたシステム内の端末同士でしか利用できませんでした。

クラウド型PBXシステムでは回線がクラウドで処理されるため、物理的な場所に縛られず内線通話が使えます。

遠く離れた本社と支社との通話でも共通システム内であれば内線通話が使えるのでコスト的にも効率的にもメリットが生じます。

ビジネスフォンを買い替え、クラウド型PBXにするならコラボス

ビジネスフォンの移行先としてクラウド型PBXを検討している場合、コラボスが提供する「VLOOM」をぜひご利用ください。

コールセンターシステム「VLOOM」はクラウド型なので、大型の専用機器や機器管理者が必要なく、メンテナンスフリーで利用できるため、維持コストを大幅に削減できます。

早期導入が可能で移転や統合時のリスクヘッジも万全です。

CTI機能、IVR機能、ACD機能などコールセンターに求められる機能が搭載されているため、ほとんどのオフィスからのニーズに対応可能です。

ビジネスフォンの買い替えをご検討中の方はぜひコラボスまでお問い合わせください。

まとめ

ビジネスフォンの買い替え時期は、老朽化や故障頻発、リース契約の終了、オフィス移転などがポイントです。古い機器は業務に支障をきたし、コスト削減にも逆効果になるため、適切なタイミングでの入れ替えが重要です。特に故障やトラブルが増加する前に新機器への切り替えを検討することが推奨されます。新しいシステムでは最新の機能を取り入れ、企業の業務効率やコミュニケーション向上が期待できます。また、クラウド型PBXへの移行も選択肢として有効で、初期費用や運用コストの削減、柔軟な席数管理が可能です。

この記事の執筆者

コラボスブログ編集部

株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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