会議の効率化は、現代のビジネス環境において重要な要素です。議事録自動作成ツールは、このプロセスを簡素化し、時間を節約するためのソリューションを提供します。
この記事では、議事録自動作成ツールが何であるか、その主要な機能、異なるタイプ、選択時の重要なポイント、そして導入することで得られるメリットについて詳しく解説します。

議事録自動作成ツールとは何か？

議事録自動作成ツールとは、話した内容を聞いて自動的に文字に変えて、会議や商談などの議事録を作ったり修正したりするツールのことです。

かつては話した内容を録音してから、それを聞きながら文字を打つ必要がありましたが、このツールを使えばその手間が省けます。さらに、AIの技術が進歩して、普通の会話ならかなりの程度を正確に文字に起こすことができるようになりました。

議事録自動作成ツールの代表的な機能

AI議事録自動作成ツールは、会議や商談などの音声をテキスト化し、議事録を作成するためのツールです。これらのツールは、会議の内容を効率的に記録し、共有することを目的としています。
主な機能としては、以下のようなものがあります。

機能	メリット
議事録の自動作成	録音された会話を自動でテキスト化し、発話者ごとに時系列でまとめることができます。
議事録のクラウド保存	作成された議事録をクラウド上で保存し、部署内での共有や同時編集、コメントが可能になります。
議事録の要約	AIが議事録の内容を自動で要約し、会議の内容を手軽に共有できるようになります。
重要キーワードのタグ付け	事前に設定したキーワードを会議中に拾ってタグ付けすることで、会議の実行力を強化します。
会話の分析	頻出キーワードや話者の感情分析を行い、商談のパフォーマンス改善に役立てます。

議事録自動作成ツールの3つのタイプ

エントリーモデル

エントリーモデルは、「まずは議事録作成を自動化したい」というニーズに応えます。
言い換えると、多くの会議や打ち合わせがあり、議事録を作るのに工数がかかりすぎる場合に役立つのが、エントリーモデルです。
高度な機能は必要ないけれども、「会議で話したことをまとめて共有したい」「正確にテキストに起こしてほしい」という要望にマッチします。

ミッドレンジモデル

エントリーモデルでは物足りなくなってきたら、ミッドレンジモデルの出番です。
議事録を正確に作成したい、効率的に会議を進めたい、そして会議で決定された内容をしっかり共有・管理したいという場合には、この種類のツールが最適です。

エディター機能の他に、会議の前に自動的にアジェンダを作成して共有する機能や、会話内容からToDoリストを作成しタスクを管理する機能など、高度な機能が備わっています。

ハイエンドモデル

ハイエンドモデルになると、単なる記録や共有だけでなく、より効果的な教育研修や会議、商談に役立つデータとして情報を分析・活用したい場合に適しています。

会議や打ち合わせを視覚的に表現する機能が豊富に用意されています。
例えば、参加者の表情や話し方、会話の内容などを分析し商談の内容を可視化したり、話者ごとに異なる色で表示したり、要約した内容をトピックごとに整理したり、テキストと動画を関連付けて議事録を作成することができます。

議事録自動作成ツールを選ぶ際のポイント

音声認識の精度

音声認識精度はツールによって異なります。会社内の会議、役員会や株主総会、契約の重要事項説明など、それぞれの場面で求められる精度が異なります。利用する場面が決まっている場合は、同様の状況で利用されているツールの導入実績を調べて、適切なツールを選びましょう。

また、固有名詞や業界特有の言い回し、略語や専門用語などは、認識が難しい場合があります。頻繁に使われる場合は、導入時から高い精度が期待できる業界に特化したツールを選ぶか、導入後に辞書機能や機械学習を活用できるものを選ぶと良いでしょう。そうすれば、手間をかけずに利用できます。

実際の使いやすさ

業務で使うツールがたくさんある中、さらに新しいツールを導入するのは負担に感じるかもしれませんね。議事録自動作成ツールを選ぶときには、使いやすさや簡単な導入が大事です。

ツールを使うための準備が煩雑ではないか、操作がシンプルで誰でも使いやすいか、UIがわかりやすくて誰でもすぐに使えるかなど、こんなポイントを考えながら選んでみましょう。

料金

月額の利用料金は、ツールによって異なります。無料のソフトから毎月数十万円といった幅広い価格帯で提供されています。
また、一部のツールでは、ソフトウェアやガジェットを一度購入すれば、その後は月額料金を支払わずに利用できるものもあります。
会議が月にどれくらいあり、そのうちどれくらいの時間が議事録作成にかかるかを考慮して、自社に合ったツールを選びましょう。

セキュリティ

会議で機密情報や個人情報を扱う場合は、録音データが外部に漏れないように注意が必要です。
そのような場合には、端末にインストールする型やオンプレミス型のサービスがおすすめです。こういったサービスはネットワークに接続せずに利用できるため、セキュリティ面で安心です。
また、クラウド型のサービスでも、企業ごとに専有型のクラウドサーバーを利用することで、より安全に録音データを管理できます。

導入実績

ツール選びには、すでに実績のあるものを選ぶのがおすすめです。
高い評価を受けているツールは、使いやすいだけでなく、皆が必要とする機能を提供していることが多いです。実際に導入している企業の数なども、ツール選びの参考になります。

ただし、実績が不透明な場合や、「No.1」「業界最大」などの表記がある場合は、実際の状況と異なる可能性があるのでご注意ください。

Web会議ツールとの相性

Web会議で録画した内容を後で読み込ませる際にうまくいかないことがあります。
オンライン会議専用の議事録作成を行う場合は、ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsと連携し、会話内容を自動で記録・文字起こしすることができるかを事前に確認するとよいでしょう。
また、議事録作成ツールではなく、高機能なWeb会議ツールを選択し、その中に議事録自動作成機能が含まれているものを選ぶ方法もあります。

多言語対応

最後に留意すべきポイントは、多言語対応をしているか否かです。異なる言語での会議や打ち合わせを行う場合は、対象の言語が翻訳に適しているかどうかを確認してください。
例えば、会議中にリアルタイムで複数言語に対応した翻訳が可能なシステムかどうかを事前に調べて導入した方がよいですね。

議事録自動作成ツールを導入するメリット

会議への集中度が向上

議事録自動作成ツールを使うと、会議中に気を取られることが少なくなります。
たとえば、会議後に重要なポイントを忘れないように、必死にメモを取った経験はありませんか？
メモを取ることに集中していると、会話の内容を見逃してしまうことがあります。
しかし、議事録自動作成ツールを使えば、録音や文字起こしの作業をツールに任せることができます。これにより、会議中は会話に集中することができます。

タスクもれの防止

どんなに集中して会議に参加していても、内容を聞き逃したり、重要なタスクを見落とす可能性があります。
しかし、議事録自動作成ツールを使えば、会議後に重要なポイントを振り返ったり、作成された議事録を読み返して必要な情報を再確認したりすることができます。
このツールを使うことで、私たちの仕事で発生するミスを予防することができます。

スムーズな情報共有

会議で議論された内容や決定事項を、会議に参加していない人にも共有する必要がある場面はままあります。
一部の議事録自動作成ツールには、作成した議事録をメンバーと共有できる機能が備わっています。これにより、会議内容を効果的に共有できるメリットがあります。
さらに、作成した議事録をスマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるため、出先のメンバーもすぐに内容を確認できます。

まとめ

議事録自動作成ツールは、会議の内容をリアルタイムで記録し、後の検索やアーカイブが容易な形式で保存するための強力なツールです。これらのツールは、音声認識、テキスト変換、要約生成などの機能を備え、さまざまなタイプがあります。
選択する際には、認識制度、コスト、ユーザビリティなど、複数のポイントを考慮する必要があります。
最適なツールを導入することで、会議の生産性を高め、最終的にはビジネスの成長に貢献することができるでしょう。

この記事の執筆者

コラボスブログ編集部

株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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