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無料CRMツールでできるとは?有料版とどちらがおすすめ?

現在、ビジネスにおける顧客管理の重要性は非常に高まっています。

そのため管理と業務の効率化実現のために、CRMツールを導入している企業も少なくありません。

しかしそういったCRMツールはコストが高いものも多く、なんとか無料で使えないかと考える経営者の方も多いでしょう。

確かに2020年現在、無料で提供されているCRMツールというものも増えてきていますが、無料だからこそできることには限りがあり、無料ツールでいいのか有料ツールにするべきか検討する必要があります。

この記事では無料のCRMツールでできることから、有料のCRMツールとの比較や費用相場など、網羅的に解説していきます。

CRM(顧客管理)とは?

CRMとは、Customer Relationship Managementの略称で、顧客の問い合わせ履歴や購買履歴など、膨大な顧客情報を総合的に管理することができるシステムのことを指します。

管理した情報は顧客対応の際に活用するだけでなく、分析することで顧客の傾向を見つけ出し、数値をもとにしたマーケティング戦略の策定に役立てることが可能です。

顧客管理には営業活動に特化したSFAなどの方法がありますが、最近ではCRMのなかにSFAの機能が含まれているものも増えてきており、総合的な業務への活用しやすさや情報の共有しやすさなどから、数ある顧客管理方法のなかでもCRMツールは特に好まれています。

無料のCRMツールでできること

どの無料ツールを使うかにもよりますが、共通している基本的な機能もあります。

名前や住所、メールアドレスなどの基本的な顧客情報登録や、応対履歴など登録できる顧客情報の項目追加などは無料ツールで使用可能です。

また、蓄積された情報や取引の事例から顧客を分析することや、複数端末での情報共有やレポートの作成機能なども利用できます。

このようにCRMに必要な基本的な機能は、基本的にどの無料ツールでも利用可能となっています。

無料CRMツールのデメリット

無料のCRMツールでもCRMは可能ですが、有料版と比較するとやはり多くのデメリットがあるのは事実です。

例として挙げるすべてのデメリットをすべて満たすことはありませんが、いずれか複数を満たすツールは多いでしょう。

期間が決まっている

有料プランと無料プランがあるツールの場合、無料版は無料で使える期限が定められており、その期限をすぎると有料版へアップデートしないと一切使えなくなるというものが多いです。

CRMは長期的な利用をしてこそ充分な分析と業務の効率化が可能になるので、期間の限定は大きなデメリットです。

蓄積できるデータや人数に上限がある

無料版ではCRMツールにアクセスできるのは登録された数の端末までで、それ以外の人や端末では一切利用できないという制限や、数千件以上のデータを入力できないといった、上限系の制限がかかっていることもあります。

少人数チームでの情報共有目的や、従業員と顧客の数が少ない小規模事業者であれば制限内でなんとかなる可能性はありますが、中規模以上の企業だと活用することは難しいでしょう。

機能に制限がある

顧客情報の管理といったCRMの基本的な機能は無料でも使えますが、CRMツールの有用性はむしろ基本機能ではなく、それを利用したマーケティングなどの機能にあります。

有料版があるツールでも無料版だと多くの機能が制限されていることや、有料製品版がないツールではそもそもの機能数が少ないというのはよくあります。

期限がない無料のCRMツールを使っていたけど、利便性の問題で有料ツールに乗り換える企業も少なくありません。

他システムと連携できない

CRMにはCTIと連携し、応対履歴や通話内容などを自動的に蓄積できるものがあります。

逆に、CRMと連携したCTIならば、受電のタイミングで自動的に電話番号に紐づいた顧客情報が画面上に表示される機能などを利用できるため、コールセンター業務の大幅な効率化が期待できることもあるのです。

ですがそういった外部システムとの連携は、無料版だと制限されていることも多い機能です。

全部の他システムと連携できないわけではないのですが、運用の効率もメリットも薄れてしまいがちです。

サービスの信頼性が低い

無料のCRMツールはクラウド型が多いですが、完全無料で運営者に利益のないクラウドサービスというものは、いつサービス終了するかわからない信頼性の低さというデメリットがついて回ります。

唐突にサービスが終了されては別のCRMツールへの移行が間に合わず、業務に支障をきたす恐れもあるので、どのように運営を続けているのかなど信頼性は充分確認しましょう。

サポートにも制限がある

有料版と無料版では、なにかが起こった際のサポート対応にも差があります。

何らかの不具合が発生した場合や、使いたい機能をどう使えばいいかわからないなどの理由で問い合わせをしても、対応を後回しにされることもあれば、そもそも返事がないことすらあります。

無料ではサポートを受けにくいことにより導入に手間取ることも少なくありません。

有料・無料のCRMツールの比較

有料と無料のCRMツールを比較すると、当然導入コストとランニングコストの面では、無料ツールに軍配が上がります。

ですが有料ツールの使いやすさや、ソーシャルメディアなど外部連携や広告機能の充実の影響、営業のセールス力向上などを考えると、コストを抑えたいとしても有料ツールを選ぶほうが、利益の面でも有利でしょう。

またCRMには運用を定着させなければいけないという課題がありますが、画面のカスタマイズ性も無料だと制限しているツールもあるので、定着させやすさという点でも有料版のほうが成果を上げやすくあります。

有料版CRMの導入・運用にかかる費用相場

有料のCRMは、ものによってコストが大きく変わります。

コストと導入の簡単さを考慮するとクラウド型のCRMがおすすめです。

オンプレミス型だと導入に数百万円〜数千万円、使い続けるのに保守費用が年数万から数十万とかなり高くついてしまいます。

しかし、クラウド型のCRMを選べば、導入コストもランニングコストも抑えられるでしょう。

具体的にはクラウドだと導入は数十万円ほどで済みますし、ランニングコストも1ユーザーあたり月に数万円程度が一般的です。

コストを抑えて最大限の効果を。COLLABOS CRMのご紹介

クラウド型でコストを抑えられるCRMツールをお探しの場合はぜひ、COLLABOS CRMをご利用ください。

COLLABOS CRMはコールセンターに特化しているCRMで、オペレーターが複数の顧客対応を抱えていても一画面で顧客ごとの情報を把握しやすいUIで個別対応がしやすくなっているのが特徴です。

そうした電話だけでなく、メールやチャットと言ったWEBを通した商談や問い合わせとその対応といった内容も自動で保存され、次に問い合わせされた際にはそれらの情報を確認しながら、スムーズな対応ができるようになります。

また、契約方法は席数契約なため、業務の規模や業務の繁閑に合わせて柔軟に月額費用を調整可能です。

コストを抑えて最大限の効果をお望みの方はぜひ、コラボスまでご相談ください。

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