日々の営業活動を支援するサービスやツールは様々あります。本記事では営業活動における課題や、その支援を行う場合の手順、活用できるツールなども含めてご紹介していきます。

営業支援とは何か

営業支援とは、営業部の社員が営業活動の中のコア業務に集中できるように、業務を代行したり支援することを指しています。代行や支援の方法は、実際に別の人間が代行したり、CRM/やSFAのような営業支援ツールを使用することによって、業務の自動化・効率化していく方法もあります。

営業活動の業務内容は、新規アポイントの獲得や案件のナーチャリング、注文書の受領から納品までの対応、アフターフォローなど内容は様々あります。会社によってはこれらの作業を一人がこなさなければいけない場合もありますが、営業支援を活用することによって、「営業担当にしかできない仕事」に注力することができるようになります。

営業支援の主な目的

では営業支援を実施する目的はどのようなものがあるのでしょうか。目的をそれぞれ4つにわけてご紹介していきます。

売上や利益、生産性の向上

一つ目の目的は売上や利益、生産性の向上です。営業活動に無駄な時間がかかりすぎていると、人件費など知らず知らずのうちに利益を圧迫してしまう可能性があります。
また作業が属人化することで、その作業に問題があっても周囲が気が付きにくい状況が生まれてしまいます。営業支援を取り入れることで、営業担当にしかできない仕事に集中することができ、生産性が向上、売り上げや利益の向上につながるのです。

営業業務の効率化

二つ目の目的は、営業業務の効率化です。営業の業務には様々なものがあります。顧客とコミュニケーションをとり、顧客の抱える課題を解決するための提案やサポートをしていかなければならない一方で、見積書の作成などの事務作業も行う必要があります。どの業務も重要な内容ですが、これらを営業支援の力をもってうまく分業することで、より業務を効率化することができます。

コアタイムの拡大

三つ目の目的はコアタイムの拡大です。営業職で働く人にはノルマが存在する場合がほとんどです。そのノルマを達成するために少しでも売り上げを上げていこうと思う一方、営業活動以外のことに時間を取られることも多く、そこにストレスを感じる人も多いでしょう。営業支援を導入することで、売り上げを上げるための営業活動に時間を割くことができ、充実感を感じながら業務を行うことができるようになるでしょう。

営業マンのモチベーションアップ

四つ目の目的は営業マンのモチベーションアップです。先述したように営業マンは様々な業務をこなさなければならず、場合によっては属人化しやすいことも多いため、営業担当への負担が集まりやすい可能性があります。その業務をうまく営業支援を用いて分業することで、ある程度負担を分散することができ、より自身の業務に集中しやすい環境が生まれるため、モチベーションアップが見込めます。

営業支援を行う手順

営業支援を行う目的が判明したところで、実際にはどのような手順で行っていくべきなのでしょうか。ここからは３つのステップに分けて営業支援を行う手順を説明していきます。

営業プロセスを洗い出す

一つ目のステップは、営業プロセスの洗い出しです。営業業務を可視化することで、売り上げや利益の向上かかわる業務と、事務作業に分けることができます。売り上げや利益向上につながるコア業務は、アポイントから商談、提案、クロージングなどを指しています。この業務プロセスのどこに課題が潜んでいるのかを見つけるためにも、プロセスを可視化する必要があるのです。

課題を洗い出す

二つ目のステップは課題の洗い出しです。営業プロセスの可視化を行うことで、無駄がどこにあるのかを明確にすることができます。なぜ無駄が発生しているのか、その手法に問題があるのか、そもそも不要な作業なのかなど、課題をはっきりさせる必要があります。課題を明確化していないと、営業支援を取り入れたところで、余計に工数が発生してしまったり、課題に対して正しいアプローチができていない場合もあります。正しく営業支援を取り入れるためにも課題の洗い出しは重要なステップです。

改善策を検討する

営業プロセスと課題の可視化ができた後は、改善策を検討する必要があります。毎日のように習慣的に行っていて、惰性的になっている作業があればなくしてしまうことも改善策の一つです。またなくすことが難し場合は、作業自体は残しておきながら、内容を減らすことを検討します。もしくは運用自体を大きく変えることも改善策としては有効です。無くすことも減らすことも難しい場合はより効率的に業務を行えるように、運用を変えるよう検討していきましょう。

営業支援の具体的なアイデア例

では営業支援にはどのような内容があるのでしょうか。具体的なアイデア例をもとにいくつかご紹介していきます。

名刺のデータ化

名刺のデータを紙やExcel等に入力、管理していくことはかなりの工数が発生することになります。また管理も煩雑になりやすく有効活用しにくくなってしまいます。名刺管理のためのツールを導入することで、一元管理することができ、人脈を可視化することもできるため、より戦略的に営業業務を行っていくことができます。また、自社サイトへの問い合わせデータと結びつけることも可能なため、自社のサービスに興味がある顧客を可視化しやすくもなります。

メール文のテンプレート化

メールは営業担当にとって重要なツールです。業務内でメールに割く時間も多いでしょう。その時間を少しでも短縮し、ほかの業務に当たれるよう、メール文をテンプレート化することが重要になります。営業活動の合間を縫ってメール作成の作業を行うため、スピーディーに、かつ正確にメールを作成する必要がるため、テンプレート化することでより効率的に正確に業務をこなすことができるでしょう。

データ入力の自動化

営業活動を行っていくうえでデータを入力し、ナレッジ化していくことは重要ですが、この作業にもかなりの工数がかかってしまいます。この作業をツール等を用いて自動化することで、コア業務に集中することができ、かつ、様々なデータと紐づけることで顧客情報を一元管理でき、営業活動にも活かしていくことができます。またデータをクラウド上で管理していくことで、スマートフォンやタブレットからも閲覧することが可能になります。

営業支援に取り組む際のポイントと注意点

ここまで具体的なアイデア例を用いて説明してきましたが、実際に営業支援に取り組む際のポイントと注意点をご説明していきます。

現場の理解と協力を得る

営業支援のツールなどを勝手に取り入れても、なかなか現場に定着していきません。逆に警戒されてしまうでしょう。しっかりと現場と導入する背景や、導入することによって発生するメリットなどを伝えたうえで、どのように活用していくのかを説明し、理解を得ることが重要です。メリットを提示できれば、率先して現場でも使用してくことができより効率化を推進していくことができるでしょう。

営業担当者の負担削減を心がける

営業支援のツールを導入する目的は、営業担当の負担を軽減することにあります。ツールを導入することで逆に工数が発生してしまい、負担軽減につながっていない場合も多くあるので、注意が必要です。しっかりと現場の状況を事前に把握し、ツールを導入することが、本当に負担軽減になるか、導入後の運用も想定したうえで、ツールの選定、導入を行っていく必要があります。

営業支援システムの導入で効率的な営業支援を

営業支援システムの導入は業務の効率化に非常に有効な対策です。営業支援システムを導入することで、属人化されやすい営業業務を可視化、メンバー間でも共有できることで、よりサポートしやし環境を整えることができます。

またデータをナレッジとして管理していくことで、戦略的な営業を行うことができ、無駄な時間を削減、より効率的に確度の高い営業を行うことができます。また、定型的な作業を自動化したりすることで、コア業務へ注力できる時間が生まれ、より売り上げや利益の向上を行うことができるでしょう。

CRM、SFAとは？

営業支援を行う上で必要なツールにはいくつか種類があります。一つはSFAです。SFAはセールスフォースオートメーションの略で営業プロセスの可視化や効率化を行うためのツールを指しています。SFAのツールとしては案件管理やスケジュール管理などが主になりますが、日報や見積書の作成をkに敵意行えるようになるようなツールもあります。そのほかにはCRMがあります。カスタマーリレーションシップマネジメントの略で、リピート顧客化の促進や、ロイヤルカスタマー化をサポートするツールです。

• 関連記事：CRM/MA/SFAの得意領域は？それぞれの違いを解説

営業支援システムの導入メリット

営業支援システムの導入のメリットはいくつかあります。一つは営業担当の工数を削減することでコア業務に集中できることや残業時間を減らすことです。コア業務に集中できることで、売り上げや利益につながる行動をより増やすことができ、企業にとってもプラスになるでしょう。またより戦略的な顧客アプローチを行うこともできるようになります。ツールによって様々なデータを一元管理することで、自社のサービスに興味のある顧客や、可視化できていなかった人脈などが明らかになり、顧客アプローチの幅が広がるでしょう。

こうして、データを一元管理することで、属人化を防ぎ互いの案件を共有することができ、よりサポートしやすい体制が広がります。そのほかにはノウハウの蓄積による営業レベルの向上です。データを管理しナレッジをツール内にためていくことで、営業チーム全体のレベル上げを狙うこともできます。このようにシステムを導入することには様々なメリットが存在するのです。

営業支援システムの選び方

システム導入に関するメリットのご説明をしてきましたが、ではそのシステムはどのように選んでいけばいいのでしょうか。ここからはシステムの選び方を紹介していきます。

費用対効果を重視する

システムを導入する前に、このシステム導入を実施することでどの程度の売上、利益向上につながるのかの想定をしっかり検討しておくことが必要です。システム導入を行うことが営業支援の一手段ではありますが、必ずしも売り上げの向上や利益向上につながるわけではありません。逆に工数や人件費がかさんでしまうケースも多くありません。導入後の運用までしっかりと検討したうえで、システム導入することが重要です。

使いやすさを重視する

システム導入を行うことで、現場の方々は今まで使い慣れていたものを手放し、新しいシステムの運用に慣れていかなければなりません。本格稼働できるまでに時間がかかりすぎると、逆に現場の方の負担が増えてしまうこともありますので、感覚的に使いやすいデザインや、機能過多過ぎないものなど、自社の運用に沿ったシステムを導入することが重要です。

サポート体制で選ぶ

システムを導入したものの、使いこなせずにそのまま解約になってしまうというケースも少なくありません。せっかく導入したにもかかわらず、導入コストだけ発生してしまっては、営業支援の効果は生まれません。
そこで、システムを提供する企業側にどの程度のサポート体制が整っているかを確認することが重要です。いざ使用開始すると、現場の方々だけでは解決できないシステム面の課題なども生まれてきます。そういったときにしっかりとサポートを受けられるかどうかが重要なのです。

他のツールとの連携ができるかを確認する

営業支援システムは様々なツールと連携できることでより大きな効果を発揮します。SFAやCRM、MAツール等、それぞれのシステムの強みを掛け合わせることで、より効率的に業務を行うことができるようになるでしょう。そのため、導入前に自社で連携を想定しているシステムがある場合は、そのシステムとの連携機能が整っているかどうか、確認することが重要です。

BtoB向け・BtoC向けで選ぶ

営業支援のシステムは、BtoB向けか、BtoC向けかで機能が大きく変わってきます。自社はどちらをターゲットにしている企業なのか、また検討しているシステムは、どちらのターゲットに対して強みのあるシステムなのか、しっかりと確認することが重要です。

効率的な営業支援を行うならコラボス

効率的な営業支援を実施したい、どのようなシステムを導入したらいいかわからない、という方はコラボスにご相談ください。当社では顧客情報を管理できるCRMシステムのご提供や、そのほかデータ分析のツールなど、様々な観点で業務の効率化、自動化を図ることができるシステムがございます。お客様のご運用や課題に合わせてご活用いただけるサービスや運用方法をご提案させていただきます。

まとめ

今回は営業支援について、その目的や具体的な営業支援のアイデア、実際に営業支援を行う場合の手順なども含めてご説明させていただきました。まずは自社の営業プロセスの洗い出し、そこから可視化できる課題の見直しを行い、自社に一番合う営業異支援の方法を検討いただければと存じます。もしシステム導入をご検討される場合は、一度コラボスまでご相談ください。

この記事の執筆者

コラボスブログ編集部

株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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