顧客リストの作り方は?必要性や使い方は?活用メリットもご紹介

皆さまは顧客データをどのように管理されておりますでしょうか。本記事では顧客リストの作成方法からその目的、実際の手順に至る部分まで細かく解説していきます。

顧客リストとは?

顧客リストはその名の通り、顧客情報を記載しているリストの事を指しています。顧客に紐づく情報(企業名や担当者名、連絡先など)を記載しており、顧客に対してのコンタクト履歴や案件の進捗状況を記載することもあります。またその顧客リストをもとに適切なアプローチ方法を検討することも可能です。

顧客リストの重要性と目的

ではなぜ顧客リストは重要視されているのでしょうか?顧客リストの重要性と目的について、3点のポイントにわけてご説明していきます。

顧客データの適切な保管

所有している顧客データは適切に保管する必要があります。
顧客データには、担当者の連絡先などの個人情報は勿論、顧客に紐づく企業情報なども含まれます。そのため、顧客データをリスト化して管理・保管することで、情報漏洩などを防止する必要があります。情報の取り扱いは、企業の信頼に関わるものですので、適切な方法で管理することが重要です。

顧客管理による効果的な運用

顧客データをリスト化して保管することによって、顧客データが増加しても効率的に管理することができます。顧客データは、企業情報や連絡先などの個人情報のほかにも、コンタクト履歴など多種多様なデータが含まれています。そのため、リスト化していないと、非効率な管理方法になり、情報管理が煩雑になる可能性があります。リスト化することでデータを蓄積していけるだけでなく、必要なタイミングで抽出することも可能です。

マーケティングや営業での活用

顧客リストはマーケティングや営業において、重要な役割を持っています。顧客リストに記載される顧客は、自社と何かしらの接点を持つことができた企業になります。そのため自社の製品やサービスに興味を持っていただいている可能性が高いため、見込み顧客として適切にアプローチすれば、成約できる確率が高い顧客とも言えます。顧客リストをマーケティングと営業で掛け合わせることで、より効率的に成約数や売り上げの向上を見込むことができるでしょう。

顧客リストを活用するメリット

先述したような理由から、顧客リストは重要視されていますが、活用するメリットはどこにあるのでしょうか?2点にわけてご説明していきます。

営業活動やマーケティング方面に活用できる

重要ポイントの項目でもご説明しましたが、顧客リストを作成することで、顧客がどのような特性を持っているのか確認することができ、より効率的・効果的にアプローチすることができるようになります。

顧客情報を共有することができる

顧客データを個別に保有している場合、属人化するリスクがあります。そのようなリスクを防ぐという意味でも、顧客リストを作成し、共有できるという点は大きなメリットとなります。

顧客リストの作り方と使い方

では具体的に顧客リストをどのように作成し、使用していけばいいのでしょうか?5つのステップに分けてご紹介していきます。

ステップ①:リスト項目を決定する

リスト項目は以下のように顧客データを整理するうえで必要な項目を指しています。

・顧客番号
・企業情報
・担当者情報
・コンタクト履歴
・成約履歴
など

上記の項目は必要に応じて企業ごとに変更いただく必要がございます。
Excelを開いた後に、1行目のセルに上記項目を入力します。項目の入力が完了したら、項目に沿って保有している情報を記載していきます。

ステップ②:項目をデータベース化する

項目ごとに顧客情報の乳録画完了したら、データベース化していく必要があります。顧客情報が入力されたセルを選択し、Excelの「ホーム」⇒「テーブルとして書式設定」をクリックします。テーブルのデザインを決め、データベース化していきます。

ステップ③:フィルター設定を行う

リスト化した項目にフィルター設定を行うことでより分かりやすく表示することが可能です。Excelの1行目のセルを選択し、「ホーム」⇒「フィルター」を選択して付与することが可能です。フィルターを付与することで、並び替えなどがスムーズに行えます。

ステップ④:項目セルを固定する

セルを固定することで、スクローしても項目セルがそのまま表示されるためより見やすくなります。固定する方法としては、「表示」⇒「先頭行の固定」をクリックすることで固定できます。

ステップ⑤:重複チェックの設定を行う

顧客リストのデータが増加してきたときに、重複しているデータがないかチェックしなければいけません。重複の設定をするには「ホーム」⇒「条件付き書式」⇒「セルの強調表示ルール」⇒「重複する値」⇒「新しい書式ルール」⇒OKを押下します。そうすると重複している項目のセルに色がつくようになるので、分かりやすく管理していくことができます。

顧客リスト作成時の3つの注意点

ここまで顧客リストの作成手順をご説明してきましたが、作成する際の注意点を3つ、ご説明していきます。

注意点①:横方向でデータ入力しない

データを入力する際に横方向で入力してはいけません。顧客リストではフィルター機能などを使用して、リスト内を並び変えたり、データの絞り込みを行うことが多いため、データを横方向に入力してしまうとそれらの機能が使用できなくなってしまうので、要注意です。

注意点②:行間をあけない

データを入力する際にデータ同士の行間を開けてしまったり、空白のセルを作成してしまうと、データが途中で切れてしまったり、見えにくくなる場合がありますので注意が必要です。また、フィルター機能などが使用できなくなってしまうため、こちらも注意が必要です。

注意点③:タイトルとテーブルは1行感覚をあける

顧客リストを作成する際に、タイトルをつける場合、タイトルと表の間を1行以上感覚をあける必要があるので注意が必要です。間隔を入れずに作成してしまうと、データベースとしてうまく認識されない可能性があるためです。

顧客管理を効率化したいならCRMツールがおすすめ

CRMといっても、昨日や価格はサービスにより様々です。そのため、必ずしもこのCRMツールがおすすめと断言することが難しいツールでもあります。そのうえで、導入時に重要なポイントとしては、「導入しやすいかどうか」「運用しやすいかどうか」の2点は必ず押さえておきましょう。感覚的に操作することができるか、自社の運用にマッチしているか、確認したうえで導入することが重要です。

当社にて提供しているCRMシステム「GROWCE」は統合型のCRMマーケティングシステムとなっておりまして、インバウンド・アウトバンドどちらも対応可能、サイトの閲覧履歴取得やメール配信、マーケティング機能を搭載しており、幅広い用途で活用いただけます。

最適なCRMツールの選び方は?

CRMツールは導入しただけではその効果は発揮されません。取得した情報をシステム内に蓄積し、更新していくことで、その情報に価値がつき、営業活動に活用していくことができます。そのため、以下に導入しやすく、現場に定着し、運用しやすいかを基準にシステム選定をしていく必要があります。

顧客管理ツールならコラボス

当社では統合型のCRMマーケティングシステム「GROWCE」をご提案させていただいております。CRMの機能は勿論、マーケティング機能やメール配信の機能なども搭載しておりますので、様々な要件のお客様に合わせてご提案が可能となっております。もしCRMシステムについて、何を導入したらいいのか悩んでいるお客様がいらっしゃいましたら、一度コラボスまでご相談ください。

まとめ

本記事では、顧客リストの作成方法やその目的、顧客のデータベースをどのように活用していくかなど、様々な観点でご紹介してきました。営業活動を戦略的に行ったり、顧客データを効率的に管理していくためにも顧客リストの作成を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の執筆者

    コラボスブログ編集部

    株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
    960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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