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クラウド型ビジネスフォンのメリットと導入事例
コロナ禍でリモートワークの利用が高まり、クラウド型ビジネスフォンを導入する流れがさらに加速しました。しかし、自社にとってどのようなメリットやデメリットが考えられるのかわからず導入することは不安ではないでしょうか。この記事ではクラウド型ビジネスフォンの導入のメリットやデメリット、また、具体的な利用にあたっての導入事例やサービスなどをご紹介します。ぜひ参考にしてみて下さい。
クラウド型ビジネスフォンとは？
クラウド型ビジネスフォンとは、PBX(電話交換機)をクラウド化し、インターネットを利用して社内電話を利用できるサービスです。
従来あった社内の固定電話だけでなくスマートフォンも利用が可能で、インターネットが使える環境であればオフィス内だけでなく外出先でも会社の番号が利用できます。
例えばリモートワークや営業の外回り、作業現場での使用など、さまざまな環境でも受発信が行え、内線通話を無料で利用できるサービスもあります。
従来のビジネスフォンとの違い
従来のビジネスフォンは自社にPBX(電話交換機)を設置して社内の基本となる管理システムと連携させていました。
これをオンプレミス型PBXと呼びます。
オンプレミス型は自社内で全て完結するためセキュリティも強固で、既存の社内システムとも柔軟に連携ができ、また、音質も安定しています。
これに対して、クラウド型ビジネスフォンとは、PBX(電話交換機）がインターネット上にあるシステムです。
PBXがネット上にあることで、電話機の配線も設備も不要で管理が簡素化する上、サーバー構築費や設置する場所も必要ありません。初期費用も安く、短納期で導入が可能なのもクラウド型の特徴です。
クラウド型ビジネスフォンのメリット
ここではクラウド型ビジネスフォンのメリットと、導入にあたっての注意点について具体的に解説していきます。自社にとってどのようなメリットが得られるのか、また導入前に注意しておくべきことなどおさえず導入してしまうと失敗につながりますので、ぜひポイントを抑えつつ検討をしてみて下さい。
オフィスにサーバーを置かなくて済む
クラウド型ビジネスフォンはオフィスにサーバーがありません。クラウドというインターネット上でのやりとりですので、物理的にサーバーを設置する場所を確保しなくて済みます。
保守費用が必要ない
従来オンプレミス型PBXは高い導入費用や維持費がネックとなっていました。さらに増設するには新たに電話回線や電話機など設置し環境を整える必要があるため、増設をすることは難しく、コストもかかるものでした。
しかし、クラウド型ビジネスフォンであれば、外部にサーバーがあるため保守費用の必要がなく、オンプレミス型でかかっていた様々なコスト（保守期限切れ対応、維持メンテナンス、席数増減設定変更や台数ごとの料金など）を削減することが可能となります。
サーバー構築費が必要ない
オンプレミス型ビジネスフォンを導入する場合、構築費用が高額になることが考えられます。
例えば、メーカーや規模によって変わりますが、ハードウェアや各種ライセンスを含めて初期費用で3,000万円ほど費用がかかる場合もあります。
これに対してクラウド型ビジネスフォンは設備を用意する必要がなく、初期費用は数十万円ほどですので、大幅なコスト削減になります。
席の増減に柔軟に対応できる
クラウド型ビジネスフォンは繁忙期の席数の増設に適しています。
インターネットがあればどこでも使うことができるので、PCさえあれば席数を増やすことが可能です。
繁忙期・閑散期が決まっているコールセンターは、時期に合わせて席数を変更することで、システムのコストを下げることが可能です。
拠点の増設も対応可能
クラウド型ビジネスフォンでは増席が簡単であることと同様、事業の拡大や小規模拠点の新規立ち上げにも適しています。
インターネット環境があればどこでも使うことができるので、拠点数や場所に制限がかからず利用できるため、これから拠点を増やす予定がある場合には、クラウド型のビジネスフォンを選ぶと良いでしょう。
他のシステムとの連携が容易
クラウド型ビジネスフォンはCTI・CRMなどの周辺システムとの連携が簡単です。
例えばCTI連携では顧客情報の確認や過去のやりとりの記録、通話内容の録音などが行え、内容を分析しマーケティングに役立てることができます。
また、CRM連携においては顧客情報を把握しつつ応対ができるため、顧客への無駄なヒアリングもなく顧客にあわせた応対が可能になり、顧客満足向上やオペレーターの作業負担を減らすことができます。
クラウド型ビジネスフォンのデメリット
ここまでクラウド型ビジネスフォンのメリットをあげてきましたが、一部デメリットもあります。このデメリットを知らずに導入してシステムを有効活用できなければ、逆にコストがかかってしまいます。ここでご紹介するデメリットが大きいと考える場合は、導入を検討しなおす必要があるでしょう。
月額費用がかかる
クラウド型ビジネスフォンには月額費用がかかります。オプションで機能を追加する時には、追加で料金がかかってしまうこともあります。
しかし、オンプレミス型でも月額費用はかかる上、電話機購入やリース代金、回線設置費用などさまざまな費用がプラスでかかるため、結果、クラウド型ビジネスフォンの方が割安になる場合もあります。
今後席数や拠点を増やしたい、初期費用を安く抑えたいなど、どのような目的で導入したいのか検討した上で導入すると良いでしょう。
ネット環境がないと使用できない
クラウド型ビジネスフォンはインターネット環境を整える必要性があります。
なぜならインターネットで外部サーバーに接続する仕組みであるため、どうしてもセキュリティ面でリスクが高いことが考えられるからです。
しかしインターネットにつなげず業務を行うことは、もはや難しい時代となりました。そのため今後はシステム導入ありきでセキュリティノウハウを積み上げつつ、導入していくことが必要となるでしょう。
コールセンターの効率化なら、コールセンター用PBXが有効！
これまでクラウド型ビジネスフォンのメリット・デメリットをご紹介してきましたが、コールセンターの効率化をするなら、コールセンター用PBXを導入した方がより効果的です。
PBXは、ビジネスフォンよりも多くの電話機を接続することができ、オフィス内のパソコンと接続ができることができるため、より大規模なコールセンター向けのシステムと言えます。
また、PBXならCRMやCTIと接続することで、より効率化を図れます。近年多くの企業でPBXの導入が進んでおり、特に電話機の増減に柔軟に対応できるクラウド型PBXはさまざまなコールセンターで活躍しています。
次の見出しでは、コールセンター向けPBXを導入した企業の事例をご紹介します。
コールセンター向けPBXの導入事例
では、コールセンター向けPBXを実際に導入した場合、どのようなメリットが得られるのか具体的な導入事例をあげて紹介していきますので参考にしてみて下さい。
株式会社Too
株式会社Tooは、2019年に創業100年を超えた老舗企業。「コピック」などのデザイン用品や、ネットワーク機器などのハードウェアから、「Adobe Illustrator」や「Adobe Photoshop」などのソフトウェアなど、さまざまな製品を販売しています。
今まではオンプレミス型のシステムを利用していましたが、オーバースペックである点や、定期的なメンテナンスなどが高いことが課題でした。
クラウド型PBXである「COLLABOS PHONE」を導入した結果、定期的なメンテナンスが不要になり、従業員の負担及び人件費が軽減されました。また、管理費が不要になったことで、大幅なコスト削減に繋がりました。
マツダパーツ株式会社
マツダパーツ株式会社は、マツダグループにおいて自動車部品やカーライフに関連する各種商品の供給、販売を行う企業です。
東京・名古屋・大阪・福岡の4拠点で通常のビジネスフォンと基幹システムを使用したコールセンターを運営していましたが、拠点が多く運営コストがかかっていること、均一したサービス提供を行えていない点が課題としてありました。
マツダパーツ株式会社へクラウド型PBXである「@nyplace」を導入した結果、
4拠点を東京と福岡の2拠点に集約ができ、着信振り分け機能によってオペレーターの負担も減り、熟練度に応じた最適な人員配置もできるようになりました。
コラボスのコールセンターシステムのご紹介
コールセンターシステムは今やコールセンターには欠かせないシステムです。
従来のオンプレミス型より導入が簡単な、クラウド型システムがオススメです。
ここではおすすめできるクラウド型PBXについてご紹介していきます。
@nyplace
「@nyplace」は、音声自動応答（IVR）機能、着信振り分け（ACD）機能、通話モニタリング機能、通話録音機能など、コールセンター運営に伴う便利な機能がオールインワンで搭載されたクラウド型PBXです。
導入完了まで約2~2.5か月ほどで、月額1席2万円～でご利用が可能です。
CRMとの連携で着信ポップアップ機能を利用することができ、@nyplaceを導入後、顧客満足度が20%アップした事例もございます。
お見積もりは無料で行っておりますので、クラウド型PBXの導入をお考えの場合は、ぜひ一度コラボスにご相談ください。
COLLABOS PHONE
「COLLABOS PHONE」は、@nyplaceの機能を全て使うことができる小・中規模コールセンター向けのクラウド型PBXです。
最短3週間から構築が可能で、月額1席1,000円～でご利用いただけます。
クラウド型システムなので、パソコンとインターネット回線があればすぐにご利用いただけます。
コラボスでは、PBX以外にもさまざまなコールセンターシステムをご提供しています。コールセンターの効率化についてお困りなら、コラボスにお問い合わせください。
この記事の執筆者
コラボスブログ編集部
株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
本ブログ記事サイトでは、様々なニーズを抱えたお客様のお役に立てるような情報を日々発信。
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