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FAQシステムの費用相場と選ぶときのポイント

問合せ対応を効率化させる、社内ヘルプデスク代わりに使うなど、さまざまな企業で活躍しているFAQシステム。

FAQシステムを導入しようとしても、「費用相場が分からない」「どれが自社に合っているのか分からない」と迷ってしまい、結局導入には至らないということになりがちです。

今回は、FAQシステムの費用相場と、選ぶ時のポイントをご紹介いたします。

FAQシステムとは?

費用の前に、FAQシステムについてご紹介します。

FAQシステムは、よくある質問とその回答をまとめ、検索しやすくするシステムです。

まずはインターネットなどで情報を探し、それでも情報がなかった場合にコールセンターに問い合わせるという方が多く、顧客の自己解決をすすめるためにも、分かりやすく情報が探しやすいFAQは重要です。

また、社内で利用するFAQを整備することで社内問合せを減らすことができますので、業務の効率化もはかれます。

有用なFAQを作るために、よくある質問を一元管理し、ほしい回答をすぐに見つけられるようにできるFAQシステムの導入がすすんでいます。

チャットボットとの違い

チャットボットは、web上で会話形式で気軽に質問をすることのできるシステムです。

FAQと一緒に使われることも多く、混同されやすいですが、質問数が多いとチャットボットでは回答の精度が低くなってしまいますので、質問数が多い場合にはFAQシステムの方が見やすく快適に利用することができるでしょう。

【番外編】Q&Aとの違い

FAQとQ&A、同じものじゃないの?と思われがちですが、実は少し意味が違います。

FAQは、「Frequently Asked Questions」の略で、「よくあるご質問」という意味です。

一方Q&Aは、「Question and Answer」の略です。「質問と答え」という意味で、「よくある」という要素がありません。

FAQシステム導入にかかる費用内訳

FAQシステムについて軽くご紹介できた所で、システム導入にかかる費用の内訳をご紹介いたします。FAQシステムを導入する時にかかる費用は、初期費用と月額費用の2つです。

初期費用

導入時に、サーバーを構築したり、自社に合うようにセッティングをするための初期費用がかかります。

主にオンプレミス型システムを導入したときにかかりますが、クラウド型システムを導入する時にもかかる場合があります。

月額費用

導入後にかかる月額費用もあります。

毎月の料金が固定されている定額制のシステムと、PV数などの条件によって月額料金が変わる変動制のシステムがあります。

オンプレミス型FAQシステムの費用は?

まずは、オンプレミス型のFAQシステムの費用をご紹介します。

オンプレミス型 金額
初期費用 200万円程度
月額費用 10万円程度

ベンダーごとで金額は変わりますが、オンプレミス型のFAQシステムの初期費用は200万円程度、月額費用は10万円程度からとなっています。

初期費用が高い

オンプレミス型FAQシステムは、導入する会社に合わせて自由にカスタマイズができますが、その分初期費用が高いことが多いです。

自社でサーバーを購入し、構築する必要がありますので、高額な導入コストがかかります。

そのため、初期費用が安いクラウド型FAQシステムのシェアが増えつつあります。

保守運用費用がかかる

オンプレミス型は初期費用で購入して終わり、というように思われがちですが、サーバーのアップデートなどの保守管理をしていく必要があり、保守運用費用としてコストがかかります。

クラウド型FAQシステムなら、サーバーを社内で管理することがないため、月額費だけでいつでも最新のシステムを使うことができます。

移設・増設にも費用がかかる

拠点を増やしたり、移設をする時には、拠点ごとにハードウエアを購入する必要がありますので、また初期費用がかかってきてしまいます。

クラウド型FAQシステムであれば、インターネット回線がある場所ならどこでも利用することができますので、移設・増設も容易です。

クラウド型FAQシステムの費用は?

クラウド型FAQシステムの費用相場は、以下の表の通りです。

クラウド型 金額
初期費用 20万円程度
月額費用 数万円程度

クラウド型FAQシステムは、オンプレミス型よりもコストを抑えて導入が可能です。

ですが、機能や料金体系はベンダーごとに変わりますが、初期費用は20万円程度、月額費用は数万円程度で導入が可能です。

初期費用と月額費用がかかる

クラウド型FAQシステムは毎月のランニングコストがかかります。

ですが、サーバーの購入費が必要ありませんので、初期費用はオンプレミス型よりも大幅に低く、月額費用もサーバーの保守管理費としてみれば、オンプレミス型よりも安く導入ができるといえます。

オプション料金がかかる

オンプレミス型システムは、自社に合わせたサーバー構築をするため、カスタマイズが自由ですが、クラウド型システムは既存のサーバーを利用するため、カスタマイズするためにオプション料金を払わなければならない場合があります。

FAQシステムを選ぶときのポイント

FAQシステムは、無料のものから200万円以上のものまで様々です。結局のところ、どれが自社に合っているのかどうか迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか。

FAQシステムを選ぶときには、3つのポイントを抑えて選ぶと失敗が少なくなります。

  • システムの連携ができるか
  • オンプレミス型かクラウド型か
  • FAQの更新がしやすいか

1つずつ解説していきます。

システムの連携ができるか

FAQシステムは、チャットボットシステムやCRMと連携させると、より効率よく運用することが可能です。

チャットボットシステムと連携させることで、チャット上で話しかけるだけで回答を得られるようになり、顧客も気軽に質問をすることができます。

CRMと連携させることで、顧客がどのようなことで疑問を持ちやすいのかなどの情報の蓄積や、蓄積されたナレッジからFAQを作成するということも可能になるでしょう。

オンプレミス型かクラウド型か

オンプレミス型かクラウド型かで選ぶことも大切です。

オンプレミス型は、初期費用が高いということがデメリットですが、社内に合わせたカスタマイズが可能なこと、社内にサーバーを設置するため、高いセキュリティ強度を持っているというメリットがあります。

一方、クラウド型は現在主流の形態で、導入コストは安く、自社でサーバー管理をする必要がないので、比較的運用が容易であることがメリットです。

FAQの更新がしやすいか

FAQは一度作って終わりではありません。問い合わせ内容の表現の改新や新商品や新サービスのよくある質問を追加することも必要になってきます。

古い情報のFAQシステムを放置しておくと、必要な情報が手に入らず、社内問い合わせが増える、顧客からの電話が増えるなど、FAQシステムを導入したメリットが亡くなってしまいます。

簡単に更新ができるようなFAQシステムであれば、共同作業がしやすいも重要なポイントです。

FAQシステムの費用を抑えるコツ

これまでFAQシステムの費用についてご紹介してきましたが、まずは安いFAQシステムを試してみたいという方も多いでしょう。

FAQシステムの費用を抑える方法は、「クラウド型FAQシステムを選ぶ」ことと、「無料FAQツールを使う」ことが挙げられます。

1つずつ解説していきます。

クラウド型FAQシステムを選ぶ

クラウド型FAQシステムは、オンプレミス型と比較するとかなり導入コストが抑えられます。

また、クラウド型FAQシステムを提供しているベンダーによっては、無料トライアルを行っている場合もあります。

どのような使用感であるかどうかをまずは無料で試してみてから、システム導入をすれば、導入後に困ることはなくなるでしょう。

無料FAQツールを使う

FAQシステムの中には、無料で使うことができるものもあります。

無料オープンソースで利用できるソフトウエアを使えば、自社で作成・運用していくことができるでしょう。ただ、そういった場合はライセンスに準拠する必要がありますので、自由度は低めです。

無料でFAQシステムを使う時の落とし穴

無料でFAQシステムを使うことは、コスト面では大変有用ですが、デメリットもあります。

オープンソースのソフトウエアを利用する場合や、無料のFAQシステムを利用する場合に注意しておくべきデメリットについて見ていきましょう。

管理する人間が限られてしまう

無料オープンソースで作成した場合、専門的な知識がある人間しか管理が難しいことがあります。

また、無料FAQシステムでは管理する人数を制限していることも多く、共同でFAQを更新することが難しくなります。

FAQの数が少ない場合がある

無料の場合には、FAQの数が決まっていることもあります。

質問数が少なく、あまり数は必要でないのであれば良いですが、制限により利便性が低くなってしまいますので、答えの見つからないFAQシステムを導入するよりは、有料のFAQシステムを使ったほうが、顧客満足度は向上します。

FAQシステムを費用を抑えて利用するならコラボスにお任せ

費用を抑えてFAQシステムを導入するなら、コラボスにお任せください。

コラボスのFAQシステム「CollasQ」は、クラウド型のシステムなので、低価格・短納期で導入が可能です。初期費用はなんと無料で、月額3万円~というわかりやすい料金体系です。

サイト全体の言語切り替え機能がついているので、外国語での対応も可能で、チャットボットとの連携などの機能も搭載しています。

FAQシステムの導入をお考えなら、ぜひ一度コラボスにご相談ください。

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