ビデオチャットとは？メリット・デメリットや選ぶ際のポイントについて

2023年12月1日

コロナの流行もあり、今や主流となりつつあるビデオチャットツールの利用。今回は、具体的な活用シーンやメリット・デメリットなどにフォーカスし、ビデオチャットについてご案内していきます。

そもそもビデオチャットとは

ビデオチャットとは、通話をテレビ電話のような形で相手の顔やカメラが映している映像を見ながら通話をすることです。スマートフォンであれば、電話以外にビデオチャットのアプリケーションも搭載されていることが多いです。

ビデオチャットツールとは

ビジネスでのやりとりにおいて、2019年にコロナ禍になって以降、お客様先へ訪問して打ち合わせ、というよりもオンラインでの打ち合わせが主流になってきました。
企業と企業のやり取りのため、もちろん機密情報も含みます。企業はコロナ禍になってから、ビデオチャットツールの選定に翻弄されていました。また、使い勝手はもちろん、セキュリティ面で安心できるものを検討する必要がありました。

ビデオチャットの主な利用シーン

ここでは、ビデオチャットの利用用途についていくつか例を挙げて説明します。

内見や内覧

賃貸住宅を借りるときには、不動産屋へ訪問し、いくつか物件情報を確認し、実際に内見に行くと思います。
この工程がビデオチャットで出来てしまえば楽になると思いませんか。日程を不動産屋と事前に調整し、時間になったらビデオ通話を開始する。それだけで、わざわざ内見先に足を運ぶことなく、家から物件を確認することができます。

見積もり

例えば、引っ越し業者に引っ越し作業を依頼する際の見積もりです。通常であれば、引っ越し業者が事前にお宅に伺い、家具の数を数えたり、ざっくりといくつのダンボールを用意するかなど確認し、見積もりを出してくれます。ですが、これもビデオチャットツールでつながり、お客様はスマートフォンをもって部屋中を映してもらえさえすれば、引っ越し業者もわざわざお宅まで足を運ぶ必要がなくなります。

本人確認

また最近は、何かの契約の際に本人確認としても利用ができます。なにか大きな契約をする場面に、本人確認が必要ですが、対面で実施することがほとんどです。ですが、家にいながら、オンラインでつないで、実施することができれば手間が省けます。

損害確認

例えば、車の事故にあったときに、損害保険の会社は、社員が駆けつけてくれることが多いでしょう。ですが、高速道路内や、田舎道での事故であると、駆けつけるまでに時間がかかってしまいます。こちらも、ビデオチャットで、損害保険企業と事故にあった現場を繋ぎ、事故部分（たとえば、車の損傷部分）をカメラで映して連携することで、現地に行かなくても、事故状況を確認することができます。

買取査定

なにか、物を売る際には、査定をしてもらう必要があります。査定には商品の状態の確認、傷などがないか確認が必要です。
持ち運びが容易なもの（バッグや時計）であれば、店に持っていけばよいですが、例えばタンスや冷蔵庫など、大きな家具であれば、査定のために、業者がお宅へ伺う必要があります。
こちらも、ビデオチャットで実施してしまえば、業者の移動工数は削減でき、より多くの買取品の査定が短時間でできるようになります。

オンライン診察や面会

体調が悪いとき、普通ですと、病院に行って診察を受けます。ですが、体調が悪いときに、病院まで行くことが辛い場合もあります。そうした場合は、ビデオチャットで医師と患者を繋ぎ、オンライン上で診察をします。体調についての問診の実施後、薬は郵送で送る場合が多いです。昨今のコロナ禍により、電話診療など、対面以外での診療が増えました。患者の移動の負担、病気が移るリスクの低減が期待されています。

住民相談

区役所での手続きや、地域の住民からの相談を受ける際には、実際に区役所・市役所に伺って、対面で会話をすることが主です。ですが、こちらも、ビデオチャットを利用して実施が可能です。訪問の手間が省けるので、住民の負担は減少します。

カスタマーサポート

カスタマーサポートとは、商品・サービスを販売している企業が、商品・サービスを利用してくれているお客様に対して、相談にのったり、使い方のサポートをすることです。電話のみで伝わる内容であれば、電話のみで問題ないですが、実機があるもの（例えばWifiルータや、ウォーターサーバーなど）であれば、実際に機器を見て話したほうがスムーズな場合があります。その場合は、お客様側のスマートフォンのカメラで実機を映し、オペレータも同じ映像をみて会話をするとスムーズな解決となるでしょう。

関連記事：今更聞けないカスタマーサポートとは？コールセンターとの違いも併せて解説

ビデオチャットのメリット

具体的な利用シーンをご説明したところで、次にビデオチャット導入のメリットについて記載します。

すぐに導入、利用ができる

コロナ禍になってから、いろいろなビデオチャットツールを目にするようになりました。無料で使えるものから、毎月利用料を支払って使うもの、追加料金を払うとオプションとして長時間利用できるものなど様々です。
どのサービスも手軽に使えるものばかりで、最短即日で利用開始できます。また、ビデオチャットを実際に利用するときは、ビデオチャットツールからアクセスURLを払いだし、お客様に送付、お客様がURLへアクセスするだけで繋がります。

移動時間の削減が可能

ビデオチャットツールを使うことで、移動時間を削減できます。お客様と会話をする際には基本的にはお客様先へ訪問します。しかし、ビデオチャットツールを利用すれば、移動時間は０分となり、ビデオ開始時にはURLをクリックするだけで商談が始まります。
今まで移動に充てていた時間を別の作業をすることで、効率よく仕事ができます。

ビデオチャットのデメリット

これまで、ビデオチャットツールのいいところばかりを紹介してきましたが、デメリット＝「悪いところ」について確認しましょう。　

・対面でしかとれないコミュニケーションがとれないこと
face to faceで顔を合わせることによって、信頼関係が築けたり、ビデオチャットツール利用時の商談では話せない雑談ができます。雑談から仕事につながることもあるので、ビデオチャットツールに頼りすぎるのではなく、状況によって対面とオンライン、使い分けるとよいでしょう。

【目的別】ビデオチャットツールの選び方

「ビデオチャットツール」とネットで検索すると、色々なツールがでてきますが、どのツールを使うといいのか、検討方法について確認してみましょう。

顧客対応

顧客対応は接客にあたると思いますので、相手方のデバイスは、おそらくスマートフォンが多いでしょう。スマートフォンでも利用できる、使いやすいサービスの検討が必要です。
また、スマートフォン側にアプリのインストールが必要であると、顧客は手間に感じてしまうかもしれません。ブラウザで使えるものの方が都合がよいでしょう。
よってスマートフォンで利用しやすい、インストール型ではなく、ブラウザで利用できるものがよいでしょう。

Web会議

Web会議の場合は、社内外の対話になりますので、双方のデバイスはPCの場合が多いと思います。
PCで利用できるもの、かつ機密情報が含まれる会議が多いため、セキュリティ面でも守られているものである必要があります。社外商談の場合は、相手方に利用ツールを聞いて、相手に合わせて複数ツールを利用してもよいでしょう。

オンライン商談

オンライン商談は、対企業に営業をかけるイメージです。双方のデバイスはPCが多いでしょう。
営業をかけるので、資料の共有や、スクショ機能、録音の機能なども有するとより役立つでしょう。

ビデオチャットツールを比較する際のポイント

ビデオチャットツールを比較する際のポイントとしては主に以下の３つになります。

一度に利用できるユーザー数

ビデオチャットツールによっては、利用ユーザー数に制限を設けている場合があります。作成ユーザー数、同時接続ユーザー数、などカウントに違いがありますので、どんな使い方をするかを社内にヒアリングし、最適な課金体系を探し、シュミレーションしてみましょう。

機能や特徴の違い

機能や特徴の比較ポイントについては、ツールによって大きな違いは正直ないですが、カメラのオンオフが可能か、画面共有ができるか、できるとしたら、ツールを契約していない側もできるのか、など使い方によって必要な機能が変わってくるため、事前に確認しましょう。

通信容量や通信品質

通信容量や通信品質について。通信容量による制限をかけているツールもあるため、利用する機会が多いのであれば、容量の制限も気にするとよいでしょう。

ビデオチャットに関する相談はコラボスに

当社では、ビデオチャットツールとして、「TechSee（テックシー）」というサービスを販売しております。こちらは、コールセンター向けのシステムとなっておりまして、通話のみでは伝えきれない相談をするためにご利用いただくことが多いです。お客様側のスマートフォンのSMSにURLを送信し、そのURLをアクセスするとブラウザが立ち上がり、ビデオが開始される仕組みです。