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クラウドPBXのFAX送受信方法は？4つの注意点やメリットも解説
10年前と比較すると、下火になってきたFAXですが、業界によってはまだまだ利用されています。今回は、クラウドPBXに切り替えた時に、FAXは利用できるのか？切替方法は？という気になる部分を解説していきます！
クラウドPBXとはインターネット回線を用いた電話サービスであるため、FAXができるかどうかはサービス次第
クラウドPBXというのは、メインの機能はインターネットを利用した受発信のシステムです。従来のオンプレミス型のPBXだと、会社内に大きな機器を置き、利用場所は「オフィスのみ」と制限されてしまうことが多かったです。オンプレミス型と比較して、クラウド型の場合、場所を選ばずに利用できるという利点があります。外出先、在宅でも手軽に利用できることはとても便利であり、近年はクラウドPBXが主流となってきました。
さて、FAX対応しているビジネスフォンは存在しますが、クラウドPBXでFAXは利用できるのでしょうか。結論、対応しているものとしてないものが存在するため、システム次第ということになります。
クラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
クラウドPBXでは複合機のFAX機能が利用できない
基本的に、クラウドPBXでは複合機のFAXを今まで通り利用することはできません。
理由を簡単に説明すると、「回線の種類が違うから」複ということになります。複合機のFAX機能はアナログ回線用として作られているため、複合機には電話線をつないでいます。その線を通ってFAXデータのやりとりをしています。
ですが、クラウドPBXは電話線を利用せず、インターネット回線での電話になるため、そもそも利用している回線が違います。よってクラウドPBXで今までのように複合機からFAXを出力することはできません。
クラウドPBXでFAXを使う際の3つの注意点
クラウドPBXでFAXを利用する場合における、注意点を解説していきます。
複合機のFAXとの併用ができない
1つ目に、今まで通りの構成で複合機から出力されるようなFAXができないことです。理由は前段で解説した通り、異なる回線を利用しているからです。
FAX送信時にデータ容量が制限される場合がある
2つ目に、送信時にデータ容量が制限される場合があることです。クラウドPBXの場合、1回あたりのデータ量や、1日〇枚まで、といった制限が設けられている場合があります。
クラウドPBX導入の際には、事前にFAX送信数を算出し、実現したい運用が本当に実現できるかどうか確かめましょう。
FAX送信時の向きやサイズが制限される場合がある
3つ目に、向きやサイズについての制限です。システムによってはA4以外の送信や横向きの送信を制限している場合があります。こちらも事前に実現可否を確認しましょう。
クラウドでFAXを送受信する方法
では、今までの複合機から出力されるFAXが利用できないとしても、クラウドPBXでFAXは利用できます。その方法を解説していきます。
変換アダプタの使用
まずは、今までの複合機から出力されるFAXを使い続けたい場合です。基本的にはできないと解説してきましたが、方法はあります。機器の追加購入などありますが、今まで通り使えます。
それは、変換アダプターをクラウドPBXと複合機の間につなぐ方法です。複合機とクラウドPBXの通信が違う（アナログとデジタル）ため、それらを変換するためのアダプターです。
クラウドFAXの利用
この方法は、今までの複合機から出力されるFAXはあきらめて、新しいFAX番号を取得して、クラウドPBXベンダーが提供するアプリなどでFAXを閲覧、送信する方法です。アプリ以外にもメールでの送受信もあります。
複合機が必要ないため、ペーパーレス化を進めている企業やスタートアップ企業におすすめの方法です。FAX番号が変更になってしまうことだけがネックですね。
FAX用のアナログ回線を残す
こちらの方法は、「FAXと電話を切り離す」という考え方です。電話はクラウドPBXに切り替え、FAX用だけにアナログ回線を残す、という方法です。FAXをよく使う企業であればよいかもしれませんが、FAXをあまり使わない企業の場合は、FAXのためだけにアナログ回線を残す、というのはコスパが悪いと感じるかもしれません。
新規のFAX番号への転送
こちらの方法は、アナログ回線から、クラウドPBXが取得したFAX番号に転送する方法です。しかし、転送費用がかかりますので、量が多いとコストがかさむ可能性があります。
クラウドPBXでのFAX利用によるメリット
今までの複合機から出力されるタイプのFAXと比較して、クラウドPBXでのFAXはどんなメリットがあるのでしょうか。
外出先でもFAX内容の確認が可能
1つ目に、外出先でもFAX内容の確認が可能であることです。複合機から紙で出力されるものですと、営業が外回り中に確認できず、会社に戻らないと確認できません。
しかし、クラウドPBXの場合は、クラウドPBXのベンダーが提供するアプリやメールなど、オンラインで確認ができるため、外出先でも内容が確認できます。
複合機を購入する必要がないためコストの削減につながる
2つ目に、複合機を購入する必要がないことです。複合機はコストがかかる上に、物理的に大きいため、手狭なオフィスにおいては邪魔になることがあります。
ペーパーレス化の促進
3つ目に、ペーパーレス化の促進です。数年前から請求書等のペーパーレス化は世の中的にうたわれていますが、まだまだ進んでいないのが現状、、という企業も多くいらっしゃると思います。クラウドPBXへの変更と一緒にペーパーレス化も進めてみませんか。
クラウドPBXのFAX利用ならコラボス
クラウドPBXによるFAX利用について解説してきました。切り替え方法やメリットなどご紹介してきました。コラボスが提供するクラウドPBXでは、FAXのオプションは残念ながらご用意はないのですが、外部ベンダーとの連携により、実現は可能です。
ぜひご相談ください！
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この記事の執筆者
コラボスブログ編集部
株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
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