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PBXをリプレイスするべきタイミングは？事例やおすすめシステムを紹介
営業部署やコールセンターの運営に欠かせないPBXですが、リプレイス（交換）のタイミングに迷っている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、PBXのリプレイスについて、最適なタイミングやリプレイス先選びのポイント、リプレイスの成功事例まで詳しくご紹介していきます。
PBXを新しく交換しようとご検討中の方はぜひ、ご参考にしてください。
古くなったPBXはリプレイスするべき3つの理由
古くなったPBXのリプレイスをおすすめする大きな理由は3つあります。それぞれの理由について解説していきます。
機材の劣化によってトラブル発生のリスクが高まる
古くなったPBXは機器の劣化により以下のようなトラブルが発生する恐れがあります。
- CPUの劣化による突然のシステムダウン
- 基板の劣化による通話の切断
- 液晶画面のかすれ
- 通話音量が小さくなる
- 電話機のランプが点灯しない
- コールが鳴らない
これらの症状は営業活動やコールセンターの運営を進めるうえで大きな障害となるため、このようなトラブルが発生する前に、交換を検討しましょう。
働き方の変化
現在PBXのリプレイスを検討する企業が増えている背景として、ビジネスモデルの変化や働き方の見直しが挙げられます。
従来のPBXでは、機器を設置している社内でしか利用できないケースがほとんどで、テレワークや拠点の分散などに対応することができません。
また、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、コールセンターはオフィス内でのクラスターが発生しやすい環境となっているため、コロナ対策としてオフィスを分散できるPBXを導入する企業も増えてきています。
コスト削減
PBXの利用には機器の保守などのランニングコストが発生し、一度上がったコストは削減しづらいのが現状です。
近年では低価格で利用できるPBXが増えてきているため、コスト面を考えて思い切ってリプレイスするという企業も増えてきています。
PBXのリプレイスに最適なタイミングはいつ？
PBXのリプレイスを検討するべきタイミングは以下の5つです。
- PBX法定年数を超えたタイミング
- メーカーサポートが終了したタイミング
- 移転や規模の拡大を検討しているタイミング
- コストの見直しをしているタイミング
それぞれのタイミングについて詳しく紹介していきましょう。
法定耐用年数を超えそうなタイミング
PBXの法定耐用年数は6年です。
6年以上使っているPBXでも不具合は発生せず、問題なく利用できているケースも充分考えられますが、トラブルの発生リスクは導入当初と比べて跳ね上がっています。
業務に支障をきたすトラブルが発生する前に、リプレイスを検討することをおすすめします。
メーカーのサポート終了のタイミング
PBXを提供するベンダーは新規販売や部品提供、保守対応、増設対応など、さまざまなサポートも提供しています。
ベンダーからのサポートが切れたPBXを使用し続ける場合、修理費用が高額になったり、そもそも部品の生産がストップして修理ができないといった状況に陥る可能性があります。
万が一のトラブルに備え、サポート終了のタイミングでは必ずリプレイスを行うことをおすすめします。
移転や拡大のタイミング
会社に機材を設置して利用するオンプレミス型のPBXを利用している場合、オフィスの移転や拡大のタイミングで工事費用が発生します。
近年では設置工事不要で、発注後すぐに利用できるPBXが登場しているため、移転のタイミングでリプレイスを決断する企業も非常に増えてきています。
ランニングコストが高額と感じたタイミング
PBXを利用する場合、初期費用の15%ほどの費用がかかる保守契約を結びます。
定期点検や故障時のサポートなど、魅力的なサポートを受けられる保守契約ですが、長年利用しているとランニングコストは膨れ上がります。
例えば、初期費用3,000万円でPBXを導入した大手メーカーのコールセンターでは、年間約450万円の保守費用が発生していたため、5年間の利用で総額5,250万円程度のコストが発生していました。
近年では保守契約が月額利用料に含まれているPBXが増えてきているため、コスト削減を検討する場合にもPBXのリプレイスは非常に有効的な手段といえるでしょう。
リプレイスするならクラウド型PBXがおすすめ
オンプレミス型のPBXをリプレイスしようとご検討中の方におすすめのPBXがクラウド型PBXです。
クラウド上のサーバーをネットワーク経由で利用するため、設置工事が不要なほか、オフィスの移転や拡大にも柔軟に対応することが可能です。
また、クラウド型PBXの大きな特徴として、初期費用を大幅に抑えられる点があります。
初期費用数十万円で導入可能なほか、発注から数週間で利用できる点もクラウド型PBXの大きなメリットといえるでしょう。
クラウド型PBXのリプレイス事例
ここからは、オンプレミス型のPBXからクラウド型PBXへリプレイスした結果どのようなメリットが発生したのか、実際の導入事例と合わせてご紹介いたします。
ヤマハ株式会社／株式会社ヤマハミュージックジャパン
ヤマハ株式会社様は旧システムの保守期間満了に伴い、複数拠点でコールセンターを運営できるクラウド型コールセンターシステムへリプレイスしました。
保守管理費用やメンテナンス費用がかからないクラウド型システムの導入した結果、5,000万円のトータルコスト削減に成功しています。
クラウドサービスでは、移転や拡大に柔軟に対応することが可能になるため、システムという枠に縛られずに利用することが可能です。
オリンパス株式会社
顕微鏡メーカーのオリンパス株式会社様では、クラウド型コールセンターシステムへのリプレイスによって、初期費用、保守管理費、システム管理者の人件費などのコスト削減に成功しました。
PBXの導入は、交換機の購入費用やバージョンアップ費用など、不透明な点が多いケースがあるため、費用面で不安を抱える企業も多いかと思います。
コラボスが提供するクラウド型コールセンターシステムであれば、保守管理費込の月額料金制なので、メンテナンスを御社で行う必要がありません。
コスト面についても、お客様の希望する規模に合わせたプランをご提供させていただいております。
コストを抑えてPBXをリプレイス！クラウド型システムならコラボス！
PBXのリプレイスをご検討中の方はぜひコラボスまでお問い合わせください。
コラボスが提供する「@nyplace」は、世界コールセンターシェア率No.1のAVAYA社製の電話交換機をクラウドで提供するクラウド型コールセンターシステムです。
@nyplaceではCMS（統計管理）機能や、ACD(着信振り分け)機能、IVR機能(音声自動応答)機能など、運用に必要な機能をオールインワンで提供しています。
また、コストダウンを目的とした PBXのリプレイスであれば「COLLABOS PHONE」がおすすめです。
COLLABOS PHONEでは、@nyplaceと同等の機能を初期費用0円~。月額費用1,000円/chでご利用いただけるコールセンターシステムです。
また、通話料金は秒単位の課金となるため、圧倒的なコストダウンをご提案可能です。
PBXのリプレイスについての疑問や、システムについてのご質問がございましたらぜひ、コラボスまでお問い合わせください。
この記事の執筆者
コラボスブログ編集部
株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
本ブログ記事サイトでは、様々なニーズを抱えたお客様のお役に立てるような情報を日々発信。
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