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オフィス移転の際は電話回線の工事に注意!番号を変えずに移転する方法とは?

オフィスを移転する際に、多くの企業が悩みがちなのが、電話システムの移設です。

電話工事の流れと電話移設時の注意点を把握せず、手探りで移転作業を進めてしまうと、電話番号が変わってしまう可能性があります。

この記事では、オフィス移転の際に特に気をつけたい、電話システムの移設について詳しく解説していきます。

これからオフィス移転を行う企業の担当者の方はぜひ、ご参考にしてください。

オフィス移転時の電話工事の流れ

オフィス移転を行う際には、会社の営業を可能な限り続けた上で電話が不通となる時間を最小限にしなければなりません。

連絡先手段として会社の電話番号を確保しつつ、なるべく不通とならないようにするためには事前に工事の打ち合わせから見積もりまでしっかり準備する必要があります。

少なくとも次のような手順を知っておきましょう。

電話会社に連絡

電話会社へ連絡し、現在の契約状況の確認と移転先予定地を連絡して、移転に必要なシステムと手続きを確認します。

会社で使用している電話は家庭用とは異なり、ビジネスフォンが中心となるので1つの電話番号で複数台の電話機を使うことが一般的です。

そのため、移転先に別途配線工事が必要となる場合には、複数社から工事見積もりを出してもらうことをおすすめします。

新しい番号の決定と古い番号を休止させる

市外局番が変わるなど電話番号の引き継ぎができない場合には、新たに電話番号を取得して古い電話番号の休止手続きを行うことになります。

電話番号変更を伴う移転の場合は、古い電話番号へ電話がかかってきた時に新しい電話番号への掛け直しをガイダンスするよう設定しておくことをおすすめします。

工事日の決定

オフィス移転工事は1回の工事で完了できるとは限りません。

工事日は、室内工事日と局内工事日の2つを設定する方法が一般的です。

室内工事日は電話線を束ねる集合装置の設置と各部屋までの電話配線工事となります。

そして、局内工事日に移転先で電話を使えるように設定する作業が行われ、動作確認を行います。

オフィス移転時の電話移設で気を付けたいポイント

オフィス移転時に電話移設を行う際には、顧客からの問い合わせがあるからこそ気を付けるポイントがあります。

また、ビジネスフォンとPBXを設置している会社では、同じ電話番号で複数の電話機が使えるメリットがあるため、同一環境での移設は事前確認が必要です。

ここからは、移設前に必ず把握しておきたい3つのポイントをご紹介していきます。

電話番号が変わる可能性がある

オフィスの電話番号は、社員の名刺や契約書類にも記載されることが多いため、なるべく変わらないことが求められています。

しかし、同一市区町村内ならば電話番号が変わらないと思われがちですが、実際には電話交換機が設置されている場所単位で電話番号が変わる可能性があるため注意が必要です。

なぜなら電話交換機は電話線が長すぎると伝送損失により音が遠くなるからです。

同一市区町村内であっても電話会社の交換局が異なれば電話番号が変わる可能性があるのです。

さまざまな工事が必要な場合がある

ビジネスフォンを設置するためには、電話交換機機能を備えたPBXの設置が必要となるので移転先に電話工事が別途必要となることがあります。

具体的には、PBXを階数ごとに設置したりビジネスフォンをグループ別にまとめて配線する電話配線工事です。

また、内線電話をワイヤレス化するために別途無線機の設置工事が必要となるケースもあります。

費用がかかる

オフィス移転には、主装置設定費用・電話機設定費用・宅内配線工事費用といった工事に伴う移転費用がかかります。

また、配線費用だけでなく、電話番号休止費用や、フリーダイヤル設定費用といったオフィス移転時ならではの電話会社へ支払う費用が発生します。

NTT東西地域会社や他の電話会社へ支払う費用も考慮しなければなりません。

オフィスの移転でも電話番号を変えない方法

オフィスを移転した場合、同一電話交換局内での移転でNTT東西地域会社が発番した電話番号ならば基本的には番号は変わりません。

また、「電話番号が変わってしまう」と電話会社から案内された場合であっても、特定の条件を満たした上でオフィス移転手続きをしっかり行っていれば電話番号を変えない方法があります。

ここからは、移転の際に電話番号を変えない方法を具体的に紹介していきます。

番号ポータビリティを利用する

番号ポータビリティは、オフィスを移転した後でも、電話番号を変更しないままで利用できる制度です。

市外局番が異なるエリアに移転する場合など、条件によっては利用できませんが、電話回線を変えるときに「番号ポータビリティ」や「番号持ち運び制度」「LNP」と呼ばれるサービスが使えるかどうかを確認しておきましょう。

クラウドPBXを使う

移転前すでにクラウドPBXを導入している場合、電話番号を継続して利用することができます。

クラウドPBXとは、インターネットを経由して電話サービスを利用することができる通話システムです。

また従来のPBXの場合、機器の設置工事が必要でしたが、クラウドPBXであればインターネット上から利用することができるため設置工事は不要となっています。

そのほか、クラウドPBXは数十万円の初期費用で導入することができることや、導入から運用開始までの期間が短いなど、さまざまなメリットがあるため、今後移転をお考えの場合は、早めの導入をおすすめします。

ただし、固定電話回線の契約がNTT東/西日本の範囲内にない場合や、電話番号がIP電話に対応していない場合、クラウドPBXを導入する際に電話番号の変更が発生します。

また、携帯電話の番号もクラウドPBXに移行できないため、注意が必要です。

オフィス移転時にPBXへの乗り換えをお考えならコラボス!

オフィス移転の前にPBXへの乗り換えをするならば、従来のオンプレミス型のPBXは大きな導入コストと準備期間がかかってしまいます。

しかしクラウドPBXならば、コストを押さえながら移転先で同一電話番号を継続できる条件が緩和することが可能です。

オフィスの移転をきっかけにクラウド型PBXの導入をご検討される際はぜひ、コラボスのクラウドサービスをご利用ください。

コラボスでは、世界・国内コンタクトセンター市場でシェア率NO.1のAVAYA社の交換機をクラウドで利用できる「@nyplace」と、低コストで本格的な機能を利用することができる「COLLABOS PHONE」をご提供しています。

コラボスのシステムや、クラウド型PBXについての疑問や不安をお持ちの方はぜひ、コラボスまでお問い合わせください。

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