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ビジネスフォンの見積もりのポイントは?買い替えにかかる設置費用相場もご紹介

コールセンターや電話営業を行う企業にとって欠かせないビジネスフォン。

近年では運営をより効率的にする便利な機能が搭載されたビジネスフォンも登場し、どれを導入するべきか迷ってしまう担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビジネスフォン導入に欠かせない見積もりについて、事前に知っておきたい料金相場や、見積書で確認するべき重要なポイントなど、わかりやすく解説していきます。

これからビジネスフォンの見積もりを出してもう業者を検討中の方はぜひ、ご参考にしてください。

見積もり前に知っておきたいビジネスフォン本体の料金相場 

ビジネスフォンの料金相場はどのような手段でビジネスフォンを調達するかによって変わります。

費用の制約が厳しい場合にはなるべく安価な手段でビジネスフォンを入手するほうが望ましいです。

そこで、新品で購入する場合、中古で購入する場合、リースを活用する場合の3パターンに分けて料金相場を解説します。

電話機を新品でそろえる場合

ビジネスフォンを新品で購入する場合、1台につき5万円から10万円程度の費用がかかることがあります。

もちろん、機種によって金額は様々ですが、10万円前後の機種は少なくありません。

費用面の制約が厳しい場合には新品の購入は避けるべきだと考えられます。

ですが、新品の場合には状態の良さや最新機能を備えた機種を選択できるなどのメリットもありますので、検討の価値自体はあります。

電話機を中古でそろえる場合 

ビジネスフォンを中古で購入する場合、1台につき一万円程度の費用が掛かります。ただし、これは一例であり、中古の状態によって費用は大きく変わります。状態の良い中古品はお得感があるため人気が高く、なかなか購入することが難しい状態です。

また、中古品販売店の保証付きで販売されていることがほとんどですが、新品に比べて故障のリスクは高まっています。そもそもビジネスフォンの耐用年数は6年と設定されており、そこまで寿命の長い機械というわけではありません。

そのため中古のビジネスフォンを導入する場合、故障リスクをどうとらえるかという問題があります。

電話機をリースでそろえる場合 

ビジネスフォンをリースでそろえる場合にかかる費用は選んだ機種やリース期間によって異なります。

月額でリース代金の相場は、ビジネスフォン1台当たり3,000円程度です。

手持ち資金の少ない会社の場合にはリースが魅力的に思えますが、継続してお金を支払う必要がある点には注意が必要です。

リースには最新機種を利用できるというメリットもあるので、最新機種を利用したい方にもおすすめできます。

見積もりの際には本体以外にかかる費用に注意!

ビジネスフォンの導入には本体価格のほかに工事費用がかかります。

また、そのほかに保守管理費用・バージョンアップ費用などがかかるケースもあるため、見積もりの際には本体価格だけでなく、そのほかにかかる費用についてもよく確認しておくことが重要です。

ここからはそれぞれの費用について詳しくご紹介していきます。

ビジネスフォンの工事費用の相場

ビジネスフォンの工事費用は業者によって異なりますが、1台当たり1万円~2万円程度となっております。

注意点としては、工事費用の内訳が業者によって異なります。

工事費用として提示しているメインの料金以外に追加料金がかかる場合がありますので、実際に発生する金額は工事費用だけかというポイントを事前に確認することをおすすめします。

また、リース契約の場合、工事費用は月割りにしてリース料に含まれるケースがほとんどです。

購入とリースで検討する場合、そういった金額も加味して比較できるよう見積もりを出してもらうことをおすすめします。

保守費用やバージョンアップ費用

ビジネスフォンに保守費用やバージョンアップ費用がかかるかは利用する業者によって異なります。

保守費用とは、機器代の保証や、月々の点検、点検作業員の派遣費用、災害時の保証などにかかる費用を指します。

基本料金にすべて含まれていることもあれば、保守管理費用やバージョンアップ費用が別途必要となることもあります。

別途必要となる場合、当初想定と大きく異なる金額になってしまうこともありますので、初期段階で追加費用の有無について確認しておくようにしましょう。

ビジネスフォンの見積もりを出す前に知っておきたい基礎知識

ビジネスフォンの買い替えにあたっては見積もりを出すことが必要です。

ですが、ビジネスフォンの基礎知識について確認しておかないと、見積もりのタイミングで確認しておくべき事項をのがしてしまう可能性があります。

そこで、ビジネスフォンの機能やPBXとの違いについて簡単に解説します。

ビジネスフォンの機能 

ビジネスフォンとはコールセンター運営に欠かせない装置で、主な機能は電話の振り分けです。

代表電話にかかってきた電話を内線で転送することができます。

この機能がなければオペレーターはそれぞれに外線電話番号を持ち、顧客にそれぞれの電話番号を選んで電話をかけてもらう必要があります。

電話番号を複数持つのはコストがかかりますし、顧客側も電話番号を選んでかける手間が生じます。

ビジネスフォンとPBXの違い 

PBXにもビジネスフォンのような電話転送機能が備わっています。

それでは、両者の違いは何でしょうか。

PBXはPCと接続してサービスを提供しており、内線でつながるオペレーター同士が物理的に近くにいる必要はありません。

そのため、他拠点のコールセンター運営にはPBXが便利です。

また、PBXと他のシステムを連携させることにより、一歩進んだデータ分析を行うこともできます。

一方、PBXはインターネット回線の状況に左右される部分があり、安定性の面ではビジネスフォンのほうが優れているという側面もあります。

ビジネスフォンの買い替えなら相見積もりは必須 

ここまで紹介してきたビジネスフォン導入にかかる相場(本体+工事費用)は以下の通りです。

  • 小規模な事務所:15~30万円
  • 30人前後の中小企業:80~200万円
  • 大型コールセンターや営業会社:400~600万円

このように、ビジネスフォン導入費用の相場は大きな幅があり、導入する機種、業者によって費用が大きく異なります。

そのため、ビジネスフォンの新規導入・買い替えの際には、できるだけ多くの業者で見積もりを出してもらい、相見積もりを行うことは必須といえるでしょう。

見積もり前の準備

ビジネスフォンの見積もり前には準備が必要です。

自社に合ったプランを提示してもらうためにも、自社の状況を整理しておく必要があります。

また、ビジネスフォン買い替えの目的を明確にしていないと不要な高機能ビジネスフォンを売りつけられてしまう可能性もあります。

ここからはどのような点を事前にまとめておくべきかご紹介します。

必要な回線数を把握する

ビジネスフォンを選ぶうえでは回線数は重要なポイントです。

機種によって対応している回線数が異なりますので、間違った回線数のビジネスフォンを選んでしまうとビジネスフォンをうまく活用できない可能性があります。

回線数を決め方は、同時に通話する人数を目安に設定します。

企業によっては全員が同時に通話することが少ないケースも存在するため、事業の規模や現状のコール数に応じて回線数を設定しましょう。

ビジネスフォンのリニューアル後にどの程度の規模のコールセンターにするのかイメージしたうえで見積もりに臨みましょう。

電話機の台数

電話機の台数も回線数と合わせて、電話機の台数もコールセンターの規模にかかわるポイントです。

電話機の台数によっては大量購入の割引サービスが受けられる可能性もあります。

また、電話機の台数はオペレーターの人数と直結しているため、今後増員予定がある場合は余裕のある台数を確保する必要があります。

自社に必要な機能の洗い出し

ビジネスフォンには電話転送機能だけでなく、高度な機能を備えたものもあります。

自社として単なる電話転送機能のみを求めるのか、電話内容の録音分析等の高度な機能も求めるのか明確にしておく必要があります。

小規模で簡単な顧客サポートを行うコールセンターの場合コールセンターでは高機能のビジネスフォンを導入しても使いこなせず、単なるお金の無駄遣いとなってしまいます。

ビジネスフォンをどう使いたいか考えてから見積もり出してもらいましょう。

見積もりを出す業者選びのポイント 

業者選びは重要ですが、複数の業者から見積もりを出してもらってもなかなか決め手が見つからないこともあります。

そこで、どのポイントに着目して業者選びを行うべきかのヒントをご紹介します。 

見積書のわかりやすさ

業者によっては見積もりを非常にわかりにくい形式で作成していることもあります。

わかりにくい見積書の場合、想定していた項目の漏れが生じて後に費用の追加発生が起きることもあります。

金額面の確認は業者との信頼関係面でも重要で、金額面を不透明なまま進めようとする業者を選んでしまうとその後にトラブルが発生する可能性が高いと考えられます。

本体費用・工事費用・保守費用+αの内訳がはっきりと明記されている業者を選定することで予期せぬトラブルを回避できるでしょう。

担当者の対応の良さ 

ビジネスフォンの契約は、見積もり時に対応した担当者が本契約に至ってからのやり取りもそのまま継続することが多いです。

そのため、対応の良い担当者を選んでおいたほうが、何かトラブルが発生しても融通が利くためおすすめできます。

工事に必要な免許を持っているか

業者選びにおいては工事に必要な免許「工事担当者」を持っているかというのは確実にチェックすべきポイントです。

電話工事を行う際には、国家資格である「工事担当者」の保持が必須となります。

しかし、格安で工事を行う業者の中には、無免許で工事を行うところもあるため、注意が必要です。

免許がない業者は十分な知識がないままに工事を行うということで、非常に危険です。

工事が失敗する可能性もありますし、後の不調につながる可能性もあります。

最悪の事態を避けるためにも、工事に必要な免許を持っている、信頼できる業者を選定することをおすすめします。

web申し込みサービスを行っているか 

 ※人件費が抑えられて安い場合がある

少しでもコストを抑えたい場合には、web申し込みを行っている業者を選ぶことをおすすめします。

web申し込みは時間に縛られずに都合の良いタイミングで申し込めるので便利ですが、実は業者としても電話対応の人件費を節約できるため、通常の申し込みよりも安くなる場合があります。

web限定パック等を掲示している業者があればぜひ確認してみることをおすすめします。

拠点の増設を考えているならPBXもおすすめ 

ビジネスフォンの買い替えを検討している場合、必ずしもビジネスフォンを選ばなければならないわけではありません。PBXは現在人気を博しています。

特にクラウド型PBXはビジネスフォンと異なり、場所に縛られずにサービス提供を行うことができるため、複数拠点でコールセンター業務を行いたい場合には必須のシステムだといえます。

クラウド型PBXのメリット 

クラウド型PBXの一番のメリットはコストを抑えつつ複数拠点にサービス提供を行えることです。

また、PBXは他のサービスとの連携で力を発揮します。

CTIやCRM等のサービスと連携することで、オペレーターの業務の効率化に寄与します。

そして、顧客対応の質の向上によるコールセンターの顧客満足度向上や、顧客対応時間短縮に伴うコスト削減を実現することもできます。

それぞれのメリットを見ていきましょう。

導入コストが安い

従来のPBXはオンプレミス型と呼ばれ、導入には千万単位の費用がかかるケースも多々ありました。

しかし、クラウド型PBXはクラウド上でサービスを提供するため、数十万円の初期費用で従来のオンプレミス型PBX同様の機能を利用可能です。

また、設置工事が不要なため、発注から1ヶ月程度で運用を開始できるのもクラウド型PBXの強みといえるでしょう。

CTIやCRMとの連携が可能 

PBXはコールセンターや営業部署に必須といえるCTIやCRMと連携することが可能です。

例えば、代表番号で電話を受け、PBXが各オペレーターに電話を振り分けますが、顧客の電話番号情報をCTIで読み取り、各オペレーターの画面に顧客情報を表示することができます。

このような連携により、オペレーターは顧客対応にあたって、必要な情報をすぐに入手することができ、顧客に対しベストな対応を行うことが可能です。

連携機能を活用することで、情報検索、後処理にかかる時間を節約できるほか、情報不足により以前の問い合わせ時と重複した質問をしてしまうことを避けられます。

増設が可能 

通常のビジネスフォンの場合には増設を柔軟に行うことができないため、オペレーターの増員を見越して多めに設備を購入する必要があります。

一方、クラウド型PBXの場合、契約を変更するだけで柔軟に増設が可能です。

季節により受電数が大幅に増減するコールセンターの場合には従来型のビジネスフォンの契約ではあまりビジネスフォンを利用しない時期にも大量の回線を用意しておく必要があり、不経済も生じますが、クラウド型PBXであれば柔軟な対応が可能です。

低価格で高品質!コストを下げてPBX導入するならコラボス

コラボスの提供するCOLLABOS PHONEはクラウド型のコールセンターシステムです。

クラウド型の特性を生かし、迅速に対応が可能で、受注から3週間で利用開始可能です。

パソコンとインターネット回線があれば利用可能で、回線増設も手軽に対応可能です。

COLLABOS PHONEにはPBX機能、CTI機能、通話録音機能等コールセンター運営に欠かせない機能をもれなく搭載しています。

利用にあたって初期費用は掛からず、月額の利用料も回線ごとに1,000円から利用可能なので、大幅なコストダウンが可能です。

品質とコストダウンを両立できるビジネスフォンを選びたいとお考えの方は、ぜひクラウド型PBXの導入もご検討ください。

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