ビジネスフォン(ビジネスホン)とは?一般電話機との違いや使い方・選び方を解説

ビジネスフォン(ビジネスホン)とは

ビジネスフォンとは、オフィス等で使われる電話機全般のことを指し、複数の外線電話を同じ代表番号で同時に受けることや、内線電話、保留、転送など業務効率化やコストカットが可能な電話機の事を指します。
そのため、「ビジネスフォン」という名の通り、ビジネスに適した電話機と言われています。

ビジネスフォン(ビジネスホン)の仕組み

仕組みとしては、電話機単体ではなく「電話交換機(PBX)である主装置」と「専用電話機(端末機)」が組み合わさって構成されています。

主装置とは

主装置とは交換機の事を言い、専用電話機とLAN線やケーブルを繋いで接続し、利用します。タコ足配線のように交換機と端末を繋ぐことにより、一つの回線であっても複数の電話機で受電をすることが可能になります。
主装置は、外部からの電話を受ける外線を制御し、電話の振り分けを行う機能や、端末同士の内線を制御する機能を持ち合わせており、人間でいう所の頭脳にあたります。主装置がなければビジネスフォンは成り立ちません。
なお、主装置は外線ユニットや内線ユニット等、様々な基盤を収容することが出来るため、利用者のニーズに合わせて外線数や内線数等、希望機能をカスタムしてご利用いただくことが可能となります。

ビジネスフォンのメリット

ビジネスフォンは、コストカットと社内業務の効率化を見込める点においてメリットがございます。
まずコストカットにおいては、家庭用電話機を利用する場合、電話機1台1台に電話回線利用料と外線通話料が発生しするのに対し、ビジネスフォンの場合はオフィス内であれば内線利用によって料金をかけずに利用することが可能となります。
また、社内取次においても、家庭用電話の場合は人移動し、取次を行うしか方法がありませんが、ビジネスフォンを利用すれば保留転送機能を利用して取り次ぐことが可能なため、業務効率化が可能となります。

ビジネスフォンの耐用年数はいくらくらいなのか

ビジネスフォンはどの程度利用可能なのかを表す、法的耐用年数は6年となります。そもそも法的耐用年数とは、機器の減価償却資産の法定上で、使用可能とする期間のことを指します。ただ、購入したビジネスフォンについては耐久年数を決めることが難しいため、この減価償却資産を耐用年数として決めているという背景があります。そのため、実際のビジネスフォンの寿命はというと、各システムにより異なりますが、約10-15年となります。しかし、15年以上使用しているビジネスフォンもございますので、実際は限りを決めるのが難しいとい現状があります。

家庭用電話機とビジネスフォンの違い

主装置の有無が家庭用電話機との違いであり、主装置と繋がった専用電話機がビジネスフォンとなります。

オフィスで家庭用電話機を使用するデメリット

オフィスで家庭用電話機を利用することのデメリットは、大きく分けて3点あります。
1点目は、1番号1通話が基本となるため、通話中には外線着信が不可となり、機会損失が生まれることが挙げられます。2点目は、1台のみが存在する形になるため、保留転送を行うことができず、人の移動が必須になる点です。3点目は、運用上電話番号を複数持つことが不可な点となります。

機内交換機のPBXと主装置のビジネスフォンの違い

PBXというのは、前述の電話交換機である主装置のことを指します。
ビジネスフォンはこのPBXを専用電話機(端末機)と組み合わせた電話機のことを指します。

接続の規模

ビジネスフォンでは、利用台数が数席~数百代に対して、PBXの場合は数千席程の接続が想定されています。ここでは、利用接続数のイメージとして、PBXが大規模利用を想定していると認識頂ければ問題ありません。

拠点の内線化の可否

ビジネスフォンは、複数拠点の内線利用が可能です。また、スマートフォンとの連携が可能なシステムであれば、スマートフォンとの内線化も可能となります。そのため、昨今では当たり前になってきている在宅環境についてもロケーションフリーでお使い頂くことが可能となります。

システムの安定性

PBXについては、大規模利用が想定されており、システムの堅牢性、安定性が高いと言われています。構造としてはサーバごとの冗長構成や、CPUの二重構造等行われているため、電話が使えなくなるという障害発生リスクを低減することが可能です。

導入費用

導入費用はPBXがより高価になることが多いです。理由としては、上述した通り耐久性や安定性、機能面が高い仕組みになっているためとなります。また、PBXやビジネスフォンどちらにも言えることではありますが、オンプレミス型のシステムの場合は、構築費用やメンテナンス費用がシステム利用料とは別にかかる形になるため、さらに高額になります。

主装置内に収容されるユニットの種類

主装置内に収容されるユニットは、外線ユニットや内線ユニット等、様々な基板の事をいいます。ユニット(基板)とは、主装置の中に様々な機能を組み込むための装置のことをいい、これらのユニットを組み合わせることで、機能のカスタマイズが可能となります。
ユニットの種類は、外線(ISDN回線、光電話等)・内線(標準電話機、コードレスフォン等)ユニット、単体ユニット(FAX等)、ドアホンユニット、IS/SIPユニット(スマホ連動、支店間接続)がございます。
これらのユニットが組み合わせって作成された主装置が搭載された電話機がビジネスフォンというわけです。

ビジネスフォンの基本の使い方

ビジネスフォンの基本的なご利用方法としては、通常の電話機能でございます、発着信機能に加え、内線通話、保留や転送がございます。各機能ごとの説明については、下記にてまとめさせていただきます。

ビジネスフォンのボタン・名称

ビジネスフォンのボタン名称についてご紹介します。今回は、弊社の電話システム@nyplaceを例とし、代表的な機能ボタンについてご紹介します。
・保留…通話保留時に利用します
・会議通話…外線着信時に一時保留にし、ログイン済みのオペレータを呼び出し、会議が可能です
・転送…転送に利用します
・切断ボタン
・H/S切替…ヘッドセットとスピーカの切替ボタンとなります
・スピーカー…受話器を置いたまま架電を行う際に利用します
なお、電話の右側に存在するファンクションボタンについては、外線の通話状態の表示や、機能登録を行うことができます。

発信方法

外線への発信方法としては、特徴的なのは、ビジネスフォンで発信する場合、同じ代表番号で複数の外線通話を同時に行うことができるという点になります。家庭用電話機や、携帯電話等においては、同一番号から同タイミングで発信を行うことはできませんが、ビジネスフォンの場合は同時に通話可能なチャネル数内であれば、発信を行うことが可能となります。なお、同時通話数においては、各ご契約において設定を行うことが可能となります。

着信方法

入電した際は、設定済みの外線数を超えない範囲内であれば、同時に複数の担当者が着信を受けることが可能となります。使用していない回線へ自動で呼が流れる形となるため、自動的に空きのある回線に移り、より繋がりやすく着信が出来る仕組みとなります。
※全ての回線が通話中にて空きがない場合は着信不可となります。

内線電話(社内通話)

内線通話は、主装置に繋がっている電話同士であれば無料で通話を行うことが可能な機能となります。よく利用されるケースとしては、従業員が多い場合、また設定方法や利用するビジネスフォンの機能スペックにも依存しますが、離れた拠点間でも内線通話を活用出来る場合もございます。
その他にも、不在時の内線通話は別端末に自動転送をかけたり、通話中の電話に対して、空きのある別担当者をリアルタイムで呼び出し、会議を行う機能もございます。
内線通話とは、単なる社内通話だけでなく、様々な機能に応用して活用することが可能な機能と言えます。

保留転送

保留転送機能は、基本的には担当者の不在時に利用する機能になります。外線から入電を受けた際、担当者が不在の場合、その通話を保留にし、内線で担当者に取り次ぐことが可能となります。
また、一度着信を受けて電話対応を行った担当者が別担当だった場合、外線通話を保留にし、担当者の内線に発信をして、外線転送を行うことも可能となります。

その他の機能

その他のにも、着信・発信履歴の番号を保管し、リダイヤルを行う機能や、IVR機能と呼ばれる、音声ガイダンスが流れた後に該当の番号プッシュにて問い合わせ内容を振り分ける機能、電話機に発信先を設定しておき、ボタンをプッシュ頂くのみで発信を行うデフォルト発信機能等がございます。

なぜオフィスではビジネスフォンを使うべきなのか?

オフィスでビジネスフォンを利用するメリットは「コスト削減」「電話取次の効率性」「入電分の電話内容を事前にある程度絞り込みが可能」の3点が挙げられます。

コスト削減

1点目は「コスト削減」がございます。もしオフィスで家庭用電話機を利用すると、各電話機1台ずつに電話番号を取得し、各回線の利用料金と通話料金が発生します。また、仮にフロア別に電話機設置を行う場合、各フロアごとに電話回線費用、電話番号費用が発生する形になり、非常に非効率です。
これをビジネスフォンにすることで、契約回線数は1回線分になり、社内通話を内線通話で行うことが可能になるため、通話料金もかからなくなり、大幅なコストカットが可能になります。

電話取次の効率性

2点目は「電話取次の効率性」がございます。社内で取次を行う場合、ビジネスフォンであれば席を立たずに転送機能にて担当者に取り次ぐことが可能になります。これに対し、主装置を持たない専用電話機の場合、通話相手にお待ち頂き、人力で取り次ぐしか方法がございません。

入電分の電話内容を事前にある程度絞り込みが可能

IVR機能と呼ばれる、アナウンスを流し、該当の番号をプッシュさせることで、入電時にある程度問い合わせや通話内容を絞り込んだ上で受けることが可能になります。

自社に合ったビジネスフォンの選び方

自社にあったビジネスフォンの選定方法として、5点ご紹介いたします。

事前に想定の電話台数や回線数を把握

ビジネスフォンを選定する際は、まず利用台数や同時接続数を想定し、必要な数量をベンダーに提示し、選定を行う必要があります。
サーバーの可能収容容量が各ベンダーにより異なることが想定されますので、事前に必要台数等については検討しておく必要があります。

納期の確認

増設時にどの程度の納期がかかるかを確認しておくと安心です。
導入後に増設を行う場合、大規模な配線工事が必要になる規模の増席可能性があるのか、ないのかを事前に検討しておくことで、選定時の選択肢の一つにもなるでしょう。増設時、大規模な配線工事を要する場合前述の主装置のユニットを拡張する必要が出てくる場合もあるため、注意が必要です。

利用形態の検討

利用形態について検討する必要がございます。ビジネスフォンの提供形態には、購入・中古品購入・リース・レンタルと、それぞれ導入方法がございます。
初期費用を抑える場合はリースやレンタルをご検討頂くことが多いかと存じますが、利用料金のトータルで考えると高くなるケースもございますので、一概に選択しないことをお勧め致します。また、途中解約の可否についても事前に確認が必要です。
購入については、初期費用・ランニングコストのトータルコストで検討することをお勧めします。初期費用は高くても、ランニングコストがで抑えられる場合もございますので、全体費用での検討が重要です。

回線種別の確認

回線の種類については、事前に確認が必要です。
ビジネスフォンの回線には、電話回線とIP中継回線の2種類を準備する必要があります。電話回線については、ご準備頂く必要がございますが、IP中継回線については、既設のインターネット回線や音声専用の回線等、利用できる回線の種別もビジネスフォンにより異なりますので、事前の確認が必要です。

必要機能の選択

必要機能の選択が必要です。各ビジネスフォンによって、内線・転送機能や、オフィス外での利用機能、音声ガイダンス等多くの機能の中から必要機能を確認し、選択する必要がございます。

ビジネスフォンの主装置の配置方法

主装置の配置方法は「床置き」「壁掛け」の2種類あります。床置きの場合は、床設置の後、各電話機へ接続します。必要な機器は主装置床置き用品となります。
壁掛けの場合は、主装置を壁掛けにて設置の後、床下配線で電話機へ接続します。必要機器は、壁掛け王のユニットとなります。

ビジネスフォンの正しい配線方法

ビジネスフォンには3つの配線方法があり、「スター配線」「バス配線」「LAN配線」となります。

スター配線による方法

スター配線とは、各端末数と主装置をそれぞれLANケーブルで繋ぐ方法です。メリットとしては、1台の電話機やケーブルに問題が起きた場合でも他の端末に影響が無いためそのまま利用頂くことが可能な点、また問題のある機材を早急に発見出来る点があります。

バス配線による方法

バス配線とは、各端末と主装置を繋ぐケーブルの間にハブと呼ばれるタコ足配線のような機器を設置し、分岐させる方法です。メリットは、主装置に繋ぐ端末・ケーブル数が少ないので、省スペースで利用頂ける点となります。ただ、ハブや主装置が故障した場合は全端末が利用できなくなる場合があります。

LAN配線による方法

IP電話で利用される方式で、電話回線でなくパソコンで利用可能なLANケーブルを電話機に接続する接続方法です。メリットは、電話回線用のケーブルが必要ない点となります。
LAN配線で接続する電話機は電源が不要となりますが、IP電話回線とインターネット回線を別で利用する場合はケーブル数が多くなる点がデメリットとなります。

クラウド型ビジネスフォンとは

今までご説明いたしましたビジネスフォンにおいて、クラウド型でご利用いただく、クラウド型のビジネスフォンが、昨今広がっております。
クラウド型というのは、前述した主装置の機能をクラウド上に置いた形態となっております。構築型のオンプレミス型とは異なり、サーバ類は貸し出しでお使いいただくことが出来る分省スペースにも寄与でき、また電話回線を新規で構築する必要がない分低コストでご導入頂くことが可能となります。なお、IP電話と同じようにインターネットに繋がっている環境でご利用いただくことも可能なため、テレワークの導入ハードルも低く、ご導入頂きやすい形となります。

クラウド型ビジネスフォンのことならコラボスフォン

弊社では、前述のクラウド型ビジネスフォンについて、「COLLABOS PHONE」があります。コールセンターに必要な最低限の機能を有しており、本記事内にございます、「発着信」「内線通話」「保留転送」だけでなく、「全通話録音」「モニタリング・コーチング」「各種レポート」等もお使いいただけます。なお、パソコンにインストール頂ければご利用頂けるサービスとなりますので、「固定IPアドレス」「ヘッドセット」「インターネット環境」「パソコン」のみご準備頂ければご利用頂くことが可能となります。
下記リンクより資料請求も可能でございますので、お気軽にお問い合わせ頂けますと幸いです。

まとめ

本記事では、そもそもビジネスフォンとは、といった内容から、実際にビジネスフォンを使うことによるメリットや、選定方法、また昨今導入が進んでいるクラウド型のシステムという内容にてご説明をさせていただきました。
ビジネスフォンは、その名の通りオフィスで活用することで、業務効率化は勿論、コストカットと作業工数の削減に大きなインパクトを与えるシステムとなります。
弊社では、@nyplace/COLLABOS PHONEというクラウド型のビジネスフォンをご提供しております。製品のご導入だけでなく、本記事へのご不明点やご質問事項等、CTIサービスについての問い合わせがございましたら、お気軽にお問合せページよりご連絡いただければ幸いです。

この記事の執筆者

    コラボスブログ編集部

    株式会社コラボスは、2001年に設立。現在、東京・大阪にオフィスを構えており、
    960拠点以上のお客様へクラウドサービスを使ったCTIシステムを提供。
    本ブログ記事サイトでは、様々なニーズを抱えたお客様のお役に立てるような情報を日々発信。
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