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電話機・ビジネスフォンを交換したい!交換方法と注意点をご紹介!

ビジネスフォンを導入していてもビジネスフォンの交換タイミングについてはあまり意識していない方も多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンはコールセンターの運営において非常に重要なもので、突然壊れるようなことがないよう、定期的な点検・交換が必要です。

この記事ではビジネスフォンの交換時期や注意点についてご紹介します。

ビジネスフォンの交換時期は?

コールセンターではビジネスフォンを通じて顧客との電話応対を行います。

ビジネスフォンはコールセンターの命綱であり、ビジネスフォンを壊れるまで使うのは危険で、適切なタイミングで新しいものに交換する必要があります。

1台のビジネスフォンが利用できる期間はどの程度なのか、その期間を過ぎて利用しているとどのようなトラブルが起こりうるのかという点をご紹介します。

ビジネスフォンには耐用年数がある 

ビジネスフォンはどの程度の期間利用することができるのでしょうか。

故障タイミングで考えると個体差がありますが、法定耐用年数上は6年となっています。

実際には6年でビジネスフォンが故障する可能性は低いですが、6年を超えると故障のリスクは高まってきます。

さらに、6年経つと当時の最新技術もかなり古い技術になってしまいます。

法定耐用年数の6年を区切りに買い替えを行うことで、快適にビジネスフォンを利用することができます。

耐用年数を超えて使用していると危険

ビジネスフォンの耐用年数を超えて利用していると、どのような問題があるのでしょうか。

まず、突然故障するリスクが高まります。ビジネスフォンが通常の営業中に突然故障すると、業務が滞り、顧客にも迷惑をかけることになってしまいますので避けたい事態です。

また、不明点があってもサポートに確認できない、ちょっとした修理を行いたい場合でも部品が手に入らないなどの面倒が生じます。

このように、ビジネスフォンを耐用年数以上利用することはお勧めできません。

ビジネスフォンの交換方法 

ビジネスフォンの交換はそれほど難しいことではなく、状況によっては業者に頼まずに自力で対応することも可能です。

特に、同一機種のビジネスフォンの交換であれば簡単に対応可能なケースが多いです。

ですが、ビジネスフォンの交換にあたって初心者が引っ掛かりやすい注意点もあります。

古いビジネスフォンを新型のビジネスフォンに切り替えるにはどのようなことに注意して進めるべきかをご紹介します。

同一機種なら電話線を差し替えるだけで交換可能 

同一機種のビジネスフォンの交換であれば非常に簡単なので、初めての方でも自力で対応可能です。

壊れたビジネスフォンに刺さっている電話線を抜き、新しいビジネスフォンに電話線を刺すだけで新しいビジネスフォンでこれまで通り電話を利用可能になります。

ただし、本当に利用可能になるまでにはさらにステップを踏む必要がある場合もあります。

本体の使用モードの変更が必要なことも 

ビジネスフォンによっては各電話機にTEN番号が設定されていることもあります。その場合は、壊れたビジネスフォンと新しいビジネスフォンのTEN番号を合わせる必要があるのです。

番号を合わせるにあたっては専門的な知識は不要で、ドライバーを用いてビジネスフォンのダイヤルを調整するだけで完了します。

難しい内容ではありませんが、忘れがちなポイントなので必ず対応するようにしましょう。

キーモードが正しく設定されているか確認する

ビジネスフォンによってはデフォルトのキーモードで利用するのではなく、独自のキーモード設定を行ったうえで利用していることもあります。

新しいビジネスフォンにはそのキーモード設定が反映されていませんので、独自の運用を行っている場合には注意が必要です。

正しくキーモード設定が行われていないといつも通りの操作ができなくなってしまい、実務でトラブルが発生します。設定はよく確認するようにしましょう。

停電用の電話機に注意 

通常の電話機だと思って壊れたビジネスフォンと交換したところ、うまく機能しないことがあります。

そのような場合、誤って停電用の電話機に交換してしまった可能性があります。

停電用の電話機の機能自体は通常のビジネスフォンと大きく異なるわけではないのですが、回線のつなぎ方が通常のビジネスフォンとは異なっています。

停電用の電話機には大きく印をしておくなど工夫して保管することをお勧めします。

ビジネスフォンを変えるならこんな業者に注意!

同一機種の交換であれば自力で対応することも可能ですが、異なる機種への交換となると自力で対応することが難しいのが実情です。

そのような場合には業者に依頼することになりますが、どの業者でも問題なくビジネスフォンの交換ができるわけではなく、実は依頼するとトラブルに巻き込まれるケースもあります。

注意すべき業者の特徴についてご紹介します。

見積もりがわかりづらい

ビジネスフォンの交換にいくらかかるのか、最初に明示してくれない業者は要注意です。

わかりにくい見積もりを提示する業者は最終的に各種追加料金を上乗せしてくる可能性が高く、料金を巡ってトラブルが発生する可能性が高いです。

最初の段階で料金に不明なところがあれば必ず確認し、もし回答が不明瞭であればその業者はやめておいたほうが無難だといえます。

工事の免許を持っていない業者

工事の免許のない業者に交換を依頼する場合、不適切な手法を使われる可能性が高く、利用し始めてからトラブルが発生する可能性が高いです。

工事の免許のない業者は安価にサービスを提供することで客を集めようとする傾向にありますが、短期的に見て安くとも再工事の必要が生じてしまえば結局は損をすることになってしまいます。

業者のビジネスフォン交換工事の実績や免許の有無はよく確認するのが鉄則です。

サポートがついていない

業者に工事を依頼したあとで何らかのトラブルが発生することがあります。

そのような場合にサポートがないと相談することができません。

一方、ビジネスフォン交換後のサポートまでプランに含まれていれば安心してビジネスフォンを利用することができます。

新型のビジネスフォンに交換する場合など、操作になれず上手くいかないこともあります。

そのような場合に助けを求められる業者を選ぶことをおすすめします。

ビジネスフォンからPBXへの買い替えもおすすめ

ビジネスフォンから交換を検討する場合に、ビジネスフォンにしか交換できないということはありません。むしろ、コスト面でも機能面でも優位性があり、柔軟性も備えているPBXに交換するほうがメリットが大きいとも考えられます。

ビジネスフォンの買い替えを検討する際にどうしてPBXを選ぶべきなのか、PBXの魅力についてご紹介します。

クラウド型なら初期費用を抑えられる 

PBXにはオンプレミス型とクラウド型がありますが、クラウド型であれば自社で高額な設備を保有する必要がありません。

そのため、初期費用を抑えることが可能です。

ビジネスフォン交換には定期的に一定のコストがかかり、負担に感じるコールセンター運営者も少なくありません。

クラウド型PBXであれば数年に一度大幅な投資をおこなうというスタイルではなく、毎月コンスタントに費用を負担できる魅力があります。 

席数の変動に対応できる 

ビジネスフォンを購入する場合、席数の変動を見込んで余裕を持った台数を備える必要があります。

一方、クラウド型PBXは毎月の契約台数を変化させることが可能なので、需要の波に応じて柔軟に対応することが可能です。

毎月決まった人数のオペレーターを必要としておらず、繁忙期のみ大量のオペレーターを雇うというスタイルのコールセンターではクラウド型PBXの強みを存分に生かすことができます。

複数拠点間の内線通話が行える

PBXでは複数拠点間の内線通話が可能です。

そのため、コールセンターが一か所に存在する必要はなく、さまざまな拠点で同時にコールセンター業務を行うことが可能です。

別拠点のコールセンターに内線を繋ぐことが可能となるため、各オペレーターが在宅でコールセンター業務を行うことも可能です。

2020年の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、コールセンターはクラスター発生のリスクと隣り合わせの環境です。

拠点の分散は運営コストの削減だけでなく、3密を防ぐ感染対策としても非常に有効な手段です。

クラウド型PBXならコラボス

コラボスの提供するクラウド型PBXの@nyplaceは、PBX機能に通話録音機能、顧客情報管理機能等のコールセンター運営に役立つ機能が搭載されており、1システムでコールセンターの業務改善に役立ちます。

クラウド型なので機器の設置、サーバー保守管理が不要かつ、初期費用が低く、運用コストも低価格となっています。

ビジネスフォンからPBXに切り替えようと考えている方はぜひコラボスまでお問い合わせください。

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